Boðun fundarins var áfátt

Fundarboð í skipulags- og samgönguráði Reykjavíkurborgar þann 15. ágúst 2018 var gallað og ekki í samræmi við reglur borgarinnar, samkvæmt bréfi samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytisins til Dags B. Eggertssonar, borgarstjóra, 6. mars 2019.

Borgarstjórnarflokkur Sjálfstæðisflokksins óskaði eftir áliti ráðuneytisins á því hvort undirbúningur fundarins hefði verið í samræmi við lög og reglur og boðun hans fullnægjandi.

Eyþór Arnalds, oddviti borgarstjórnarflokks Sjálfstæðisflokksins. mbl.is/Eggert

„Undanfarið höfum við séð úrskurði og dóma falla á borgina. Á þessum fundi voru 75 mál undir sem vörðuðu hagsmuni upp á milljarða. Ef ekki er hægt að treysta því að fundir séu ályktunarhæfir þá er ekki neinu að treysta. Tvennt þarf að vera í lagi til að fundur sé ályktunarbær, annars vegar að fundarboð berist í tíma og hins vegar að dagskrá og gögn berist í tæka tíð. Hvort tveggja brást í þessu tilviki,“ sagði Eyþór Arnalds, oddviti Sjálfstæðisflokksins í borgarstjórn.

Fram kemur í bréfi ráðuneytisins að fundarboð umrædds fundar barst einum aðalfulltrúa og einum áheyrnarfulltrúa of seint. Auk þess urðu fundargögn ekki aðgengileg fulltrúum fyrr en minna en sólarhringur var til fundar. Fulltrúar Sjálfstæðisflokksins og áheyrnarfulltrúi Miðflokksins viku af fundinum þegar ljóst var að ekki yrði orðið við beiðni þeirra um að honum yrði frestað og fundur boðaður með réttum hætti.

Ráðuneytið beinir því til Reykjavíkurborgar að framvegis verði tryggt að undirbúningur og boðun funda stjórnsýslunefnda borgarinnar „uppfylli ávallt kröfur laga og reglna sem á þessu sviði gilda“. Auk þess telur ráðuneytið að rétt væri að lengja lágmarksfyrirvara á útsendingu fundarboðs, dagskrár og fundargagna fyrir fundi skipulags- og samgönguráðs og eftir atvikum annarra fastanefnda borgarinnar úr einum sólarhring í tvo.

Að lokum óskar ráðuneytið eftir því að verða upplýst um hver viðbrögð borgarinnar verði við tilmælum þess.

Boðunarfrestur var lengdur

„Í þessu tilviki misritaðist netfang í fundarboði, hjá aðalmanni og áheyrnarfulltrúa, á fyrsta fundi eftir sumarleyfi í fyrra. Þar var um innsláttarvillu að ræða sem beðist var velvirðingar á,“ sagði Dagur B. Eggertsson, borgarstjóri, í skriflegu svari. Hann benti á að allir nefndarmenn og áheyrnarfulltrúar hefðu mætt á fundinn. Einhverjir þeirra höfðu þó ekki fengið tækifæri til að kynna sér gögnin.

Dagur B. Eggertsson, borgarstjóri Reykjavíkur. mbl.is/Eggert

Dagur sagði að líkt og kæmi fram í svari ráðuneytisins hefði verið brugðist rétt við með því að taka engar fullnaðarákvarðanir á fundinum heldur hafa einungis kynningar. Haldinn var aukafundur í vikulok til að halda sama fund aftur með sömu kynningum fyrir þau, að sögn Dags.

Hann sagði að svör ráðuneytisins væru í góðu samræmi við það sem kjörnir fulltrúar hafa fengið á vettvangi borgarstjórnar. Gögn eigi að berast tímanlega. Sé misbrestur á því sé málum frestað sé þess óskað.

„Varðandi viðbrögð Reykjavíkurborgar þá ákvað forsætisnefnd í vetur að lengja almennan boðunarfrest nefnda og ráða eftir umræðu á vettvangi nefndarinnar. Ný samþykkt skipulags- og samgönguráðs var samþykkt samhljóða í borgarstjórn 18. desember sl.,“ sagði Dagur. Skipulags- og samgönguráð heldur að jafnaði fjóra fundi í mánuði. Formaður getur boðað til aukafunda eftir þörfum. „Reglulegir fundir skulu boðaðir með a.m.k. 36 klukkustunda fyrirvara, dagskrá skal fylgja fundarboði auk þess sem birta skal hana á opnum vef Reykjavíkurborgar ásamt fundargögnum. Rafræn boðun fundar og útsending fundargagna telst fullgild boðun.

Almennt hefur boðunarfrestur verið lengdur í tvo sólarhringa í öðrum ráðum en umhverfis- og skipulagssvið óskaði eftir 36 tíma fyrirvara vegna eðlis þeirra mála sem þau sýsla með. Forsætisnefnd féllst á það og borgarstjórn einnig.“

gudni@mbl.is