Sparar borginni milljarða króna

Óskar J. Sandholt, sviðsstjóri þjónustu- og nýsköpunarsviðs Reykjavíkurborgar, segir gagnrýni á fyrirhugaða uppbyggingu borgarinnar á stafrænum innviðum byggjast á misskilningi og vanþekkingu.

Fram kom í Morgunblaðinu á þriðjudag að áformað sé að verja 10,3 milljörðum í þessa uppbyggingu á árunum 2021, 2022 og 2023.

Frétt af mbl.is

Borgin setur tíu milljarða í þróun stafrænna innviða

Samkvæmt frumáætlun munu rúmir þrír milljarðar fara í kaup á hugbúnaði og upplýsingakerfum og 2,4 milljarðar í umbreytingu á þjónustuferlum en minna í aðra þætti (sjá graf). Launakostnaður er ekki tilgreindur sérstaklega í áætluninni.

Óskar segir að öndvert við það sem haldið hafi verið fram muni tiltölulega lítill hluti af fjárfestingunni fara í launakostnað vegna ráðningar á um 60 sérfræðingum í verkefnið, eða lauslega áætlað um 900 millj. á ári með launatengdum gjöldum.

Margháttað verkefni

„Stafræn umbreyting borgarinnar er risaverkefni og felur í sér kaup á búnaði, ráðgjöf, hugbúnaði og tæknilausnum. Verkefnið snýst líka um mikla breytingu á þjónustuferlum í borginni. Margt í þeirri vinnu, kjarnavinnu, er mjög erfitt að kaupa á markaði. Við höfum reynslu af því. Það eru líka uppi sjónarmið um hvenær verktakar eru orðnir gerviverktakar og svo framvegis. Þetta er því flókið og stórt mál og ekki rétt að við séum að ráða starfsfólk fyrir 10 milljarða í þrjú ár.

Stundum er þó hagstæðara að kaupa þekkinguna að utan og þá gerum við það,“ segir Óskar.

– Með hliðsjón af stöðunni á markaði, hver eru rökin fyrir því að fara þessa leið í stað verktöku?

„Stöðugildin sem við erum að ráða í krefjast þekkingar á starfsemi sviða borgarinnar. Til dæmis ætlum við að ráða stafræna leiðtoga inn á sviðin sem munu fara í gegnum alla verkferla og þurfa að geta starfað mjög náið með sviðsstjórum. Við teljum hagkvæmara að gera þetta með okkar starfsfólki en aðkeyptu.

Frétt af mbl.is

SI gagnrýna borgina harðlega

Leiddi til tvíverknaðar

Við erum jafnframt að ráða framleiðendur og verkefnastjóra sem munu halda utan um verkefnakörfur í þessari umbreytingu. Við höfum sömuleiðis metið það þannig, að fenginni reynslu, að það sé betra að þetta sé okkar starfsfólk. Það er vegna þess að áður, þegar við buðum út þessa þjónustu, var ákveðinn tvíverknaður í til dæmis forritun í hugbúnaði. Má þar nefna auðkenningu og annað slíkt sem þurfti að forrita oftar en einu sinni hjá mismunandi fyrirtækjum. Þetta þurfti að samræma. Við höfum metið það svo að það sé töluvert hagkvæmara að [vinna slík verkefni innanhúss] af því að við erum að fara með opinbert fé og þurfum að gera það vandlega.“

mbl.is

– Hefur verið áætlað hvað þessi þróun sparar borginni mikla fjármuni borið saman við að kaupa þjónustuna með útboðum?

„Já, lagt hefur verið mat á hvaða hluta af þeim verkefnum sem þarf að vinna er skynsamlegt að innvista og þar með hvað verður keypt á almennum markaði með útvistun. Miðað við þetta þá áætlum við að innhýsing hluta af þróun spari okkur a.m.k. um þrjá milljarða. Til dæmis er áætlað að innkaup á öllum búnaði fyrir endanotendur, kaup á tilbúnum hugbúnaði, nýjum upplýsingakerfum og endurnýjun upplýsingatækniinnviða verði boðin út. Okkar mat er að þau verkefni sem við innvistum myndu kosta allt að tvöfalt meira ef við keyptum þau inn, auk þess sem sum þeirra eru þess eðlis að það er vandséð hvernig utanaðkomandi ætti að leysa þau.

Samtals 84 talsins

Fjöldi stærri þjónustuferla sem skilgreindir hafa verið og falla undir stafræna umbreytingu hjá Reykjavíkurborg eru minnst 84 talsins. Ákveðið hefur verið að innhýsa hluta af kjarnavinnu við þjónustuumbreytingu ferla. Þar er fyrst og fremst um að ræða vinnu sem unnin er á mismunandi sviðum borgarinnar sem og utanumhald verkefna, t.d. gagnvart birgjum, auk samþættingar gagna og kerfa. Þetta er gert að fenginni reynslu af stórum umbreytingarferlum sem þegar hafa verið unnin innan borgarinnar í samstarfi við fyrirtæki að afloknum innkaupaferlum.

Út frá þeirri reynslu og greiningu á verkefnunum hefur verið farin sú leið að innvista ákveðnum kjarnaverkefnum sem leyst verða af þeim u.þ.b. 60 starfsmönnum sem verið er að ráða tímabundið til starfa en kaupa annað af markaði. Þessi aðferðafræði við stafræna umbreytingu, að innhýsa t.d. hlutum eins og þróun og samræmingu, er svipuð og hjá helstu fyrirtækjum á markaði og sama leið og margar borgir erlendis hafa farið. Það er enda stefnt að því að ferlarnir verði þannig hagkvæmari og skjótvirkari, jafnvel þótt stór hluti tæknilausna verði keyptur af markaði. Það helgast t.d. af því að við komum vörum og breytingum fyrr í virkni og getum brugðist mun hraðar við breytingum sem kunna að verða á þjónustuferlunum, t.d. vegna lagabreytinga.“

Mikill ávinningur

Óskar segir borgina hafa ákveðið að færa tímaáætlunina við hina stafrænu innleiðingu framar, sem viðspyrnu í kjölfar kórónuveirufaraldursins, og reyna að vinna verkefnið á þremur árum í stað sjö til tíu.

„Ávinningurinn er mjög mikill. Allir sem telja að verkefnið sé óþarft átta sig hvorki á nútímanum né framtíðinni. Hluti af verkefninu felst í að nútímavæða þjónustuna svo íbúar geti nálgast hana eins og þeir vilja. Það snýst líka um að umbreyta verkferlum hjá borginni til að tæknilausnir geti breytt störfum fólks, svo það sé síður að sinna einhæfum verkefnum sem krefjast ekki mikillar sérþekkingar,“ segir Óskar.

Rafvæðing fjárhagsaðstoðar í faraldrinum sé dæmi um þessa umbreytingu. Afgreiðsluhraðinn hafi styst úr allt að nokkrum vikum í um 24 tíma og tugir starfa hjá borginni breyst til hins betra.

„Þá getur þetta ágætlega menntaða starfsfólk, sem var að kalla eftir gögnum og öðru slíku, meira farið að sinna notendum. Gervigreindin er þá að leggja til rétta niðurstöðu við afgreiðslu umsókna og er það mat svo yfirfarið af manneskju. Þetta er í raun fjórða iðnbyltingin.“

Sótt með snjallsímum

Til marks um breyttar þjónustukröfur berist nú a.m.k. 60-70% af öllum fyrirspurnum og heimsóknum á vefi í gegnum snjallsíma.

„Bankarnir eru búnir að helminga sig af því að þeir eru búnir að breyta svo mörgum störfum. Við hljótum að fara þessa sömu leið og gera meira fyrir það sama eða minna. Útgjöld munu þannig ekki aukast í takt við fyrirsjáanlega fjölgun notenda. Það er einn anginn af þessu. Annar anginn er að það verða til betri og verðmætari störf. Þriðji anginn er að við erum að veita miklu betri þjónustu.“

Gagnrýnin á villigötum

Sem áður segir telur hann að gagnrýnin risti ekki djúpt. En Samtök iðnaðarins og Samtök upplýsingatæknifyrirtækja gagnrýndu í ViðskiptaMogganum í vikunni að verkið skyldi ekki boðið út.

„Við ráðstöfum fjármagninu eftir því sem við teljum hagkvæmast hverju sinni út frá helstu rekstrarkenningum sem uppi eru. Við hugsum ekkert öðruvísi en stjórnendur á einkamarkaði. Við erum einfaldlega að reyna að hámarka virði fjárfestingarinnar. Sú mynd sem er stöðugt verið að draga upp, að við elskum að hafa mjög marga í vinnu og svo framvegis, er röng. Maður vill alltaf hafa sem fæsta í vinnu og hafa fyrirkomulagið sem sveigjanlegast.“