Skjalavarsla og skjalastjórn fer hægt batnandi

Skjalavarsla og skjalastjórn þeirra 19 sveitarstjórnarskrifstofa sem afhendingarskyldar eru til Þjóðskjalasafns fer hægt batnandi en litlar breytingar hafa orðið á stöðu þeirra frá því að hún var skoðuð síðast fyrir fjórum árum, að því er greint frá í nýrri skýrslu um niðurstöður úr eftirlitskönnun safnsins á skjalavörslu og skjalastjórn sveitarstjórnarskrifstofa.

Rafræn skjalavarsla aukist en þó of hægt

Eftirlitskönnunin fór fram í febrúar og mars á þessu ári. Sveitarfélög sem ekki eru aðilar að héraðsskjalasafni eru afhendingarskyld til Þjóðskjalasafns og lúta því eftirliti safnsins samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn.

Í skýrslunni segir einnig að rafræn skjalavarsla sveitarstjórnarskrifstofa hafi jafnframt aukist lítillega en þó of hægt. Að meðaltali séu þrjú rafræn gagnasöfn í notkun hjá hverri sveitarstjórnarskrifstofu en í heild hafi Þjóðskjalasafn aðeins fengið tilkynningar frá þremur sveitarstjórnarskrifstofum um rafræn gagnasöfn, en tilkynning sé fyrsta skrefið í að meta varðveislu gagnanna og afhendingu á þeim til Þjóðskjalasafns.

Fjölgun sveitarstjórnarskrifstofa sé þó jákvætt merki um meiri áherslu á þennan málaflokk. Árið 2017 hafi 60% þeirra sérstakan starfsmann sem sá um skjalahaldið en í könnun ársins var það hlutfall komið upp í 81%. Þá hafi varðveisla tölvupósta hjá sveitarstjórnarskrifstofum stórbatnað, nú varðveita 88% tölvupósta en aðeins 57% gerðu það árið 2017.

Niðurstöður sýni að átaks sé þörf víða

Með fjölgun starfsfólks sem sinnir skjalasafni sveitarstjórnarskrifstofunnar binda menn vonir um að betri yfirsýn fáist yfir skjalasafnið. Svör við ýmsum spurningum könnunarinnar gefa til kynna að skortur hafi verið á yfirsýn yfir skjalasafnið, s.s. upplýsingar um rafræn gagnasöfn sem séu í notkun, upplýsingar um eyðingu skjala og um varðveislu og afhendingu pappírsskjala til Þjóðskjalasafnsins.

Hrefna Róbertsdóttir þjóðskjalavörður segir niðurstöður eftirlitskönnunarinnar sýna að átaks sé þörf víða til að skjalavarsla og skjalastjórn uppfylli lög og reglur.

„Þar þarf helst að bæta rafræna skjalavörslu til að tryggja að mikilvæg gögn sveitarfélaganna varðveitist og verði aðgengileg í samræmi við lög. Sveitarfélögin sinna mikilvægum verkefnum og þjónustu við nærsamfélagið og því þarf að tryggja að meðhöndlun mála, skráning þeirra og varðveisla sé sem best, m.a. til að tryggja upplýsingarétt almennings og hag stjórnsýslunnar,“ er haft eftir Hrefnu í tilkynningu.

Sveitarfélög sem eru afhendingarskyld til Þjóðskjalasafns Íslands eru: Árneshreppur, Eyja- og Miklaholtshreppur, Garðabær, Grindavíkurbær, Grundarfjarðarbær, Hafnarfjarðarkaupstaður, Helgafellssveit, Kaldrananeshreppur, Kjósarhreppur, Reykhólahreppur, Seltjarnarnesbær, Reykjanesbær, Snæfellsbær, Strandabyggð, Stykkishólmsbær, Suðurnesjabær, Sveitarfélagið Vogar, Tálknafjarðarhreppur og Vesturbyggð.

• Blogga um frétt