Í skýrslu sem Borgarskjalasafnið birti í fyrra um könnun sem það gerði sumarið 2021 á skjalavörslu og skjalastjórn Reykjavíkurborgar kemur fram að skjalastjórn stofnana og starfseininga borgarinnar er ábótavant og almennt ástand í þessum málum hefur versnað frá fyrri könnun sem gerð var árið 2017. Grundvallarþáttum skjalastjórnar borgarinnar sé verulega áfátt með tilliti til gildandi laga og reglna Þjóðskjalasafns Íslands.

Frétt af mbl.is

Borgarskjalasafn hverfur á braut

Könnunin tók til 336 afhendingarskyldra aðila hjá Reykjavíkurborg. Svöruðu 246 þeirra. Í ljós kom að rúmlega 38% svarenda skráir mál í málaskrá, en slík skrá tryggir að skjöl finnist þegar á þeim þarf að halda og er staðfesting á því að skjöl hafi borist eða verið send. Um 68% svarenda nota ekki svonefndan málalykil eða vita ekki hvort hann er notaður. „Málalykill er skjalaflokkunarkerfi sem er notað til að tryggja rétt samhengi upplýsinga svo að skjöl er varða sams konar mál og lýsa sams konar máli, liggi og finnist á sama stað,“ segir í skýrslunni. Þá segir að 67% svarenda svari neitandi eða segist ekki vita af skjalavistunaráætlun.

Vistun tölvupósta „sláandi“

Borgarskjalasafn segir að niðurstöðurnar séu sláandi þegar spurt sé um vistun tölvupósta er varða mál eða erindi í skjalasafni afhendingarskyldra aðila, bæði í rafrænni skjalavörslu og pappírsskjalavörslu. Samtals 70,2% svarenda segja að þeir visti ekki allan tölvupóst í skjalasafni eða viti ekki hvort það sé gert. Aðeins 29,8% aðila segja að allur tölvupóstur sé vistaður.

Nánari umfjöllun er að finna í Morgunblaðinu sem kom út í dag, laugardaginn 4. mars. 

Tengdar fréttir

Lokanir héraðsskjalasafna

Alvarleg og óskiljanleg atlaga

• Öllum náttúrufræðingum sagt upp
• Hætta á að menn­ing­ar­verðmæti glat­ist
• Gagnrýna vinnubrögð sveitarstjórna og KPMG
• Skora á meirihlutann að endurskoða ákvörðunina

» Fleiri tengdar fréttir