Endurgjöf er dýrmætasta gjöfin

Sonja Magnúsdóttir sölustjóri HR Monitor segir að mannauðsstjórar sitji ekki við sama borð og aðrir millistjórnendur nema þeir hafi haldbær gögn og tölulegar upplýsingar að vinna úr. Hún er á því að leiðtogar landsins séu í minna mæli að taka ákvarðanir byggðar á tilfinningum.

„Haustið er komið með sína heiðbláu daga sem færir okkur kraft til að umbreytast og þroskast. Þennan kraft finnum við sterkt núna,“ segir Sonja sem hefur um árabil unnið hjá HR Monitor.

„Fyrirtækið var stofnað fyrir 14 árum af Gunnhildi Arnardóttur og Trausta Harðarsyni. „Þau höfðu bæði verið stjórnendur í atvinnulífinu sem töldu sig ekki hafa mælaborð og yfirsýn yfir mannauðsmálin eins og þau vildu. Þau leystu það verkefni með HR Monitor og fundu fljótt út úr því að fleiri vildu nýta sér mælitækið. Fyrirtækið hefur stækkað jafnt og þétt í gegnum árin og erum við nú með yfir 30 þúsund notendur á innanlandsmarkaði. Við höfum ekki látið þar við sitja, heldur þjónustum við fyrirtæki í yfir 20 löndum og hefur mælitækið okkar verið þýtt á 15 tungumál.

HR Monitor byggist á þeirri hugmyndafræði að það sé mikilvægt að styðja við stjórnendur og að hlustað sé á allt starfsfólk. Við notum spurningar til að fá fram upplýsingar og einnig til að fá starfsfólk til að líta meira inn á við. Það er mikilvægt að hafa gögn um hvað gengur vel og hvar tækifærin liggja til að gera betur,“ segir hún.

HR Monitor vel tekið á erlendri grundu

Sonja er stolt af því hve vel HR Monitor er nýtt í mörgum löndum. Nú þegar er hægt að svara vinnustaðakönnun fyrirtækisins á öðrum Norðurlandamálum sem og á spænsku, ensku og taílensku svo eitthvað sé nefnt.

HR Monitor er að koma sér fyrir á Bandaríkjamarkaði þar sem hún og fleiri innan fyrirtækisins hafa sótt viðburði og sölukynningar á undanförnum árum.

„Okkur hefur verið vel tekið á erlendri grundu og er áhugavert að stíga inn á erlendan markað og skoða viðskiptamenningu hvers lands fyrir sig. Ég, sem dæmi, er mjög stolt af þeim samningum sem við höfum gert í Þýskalandi en þar er ekki nóg að þekkja bara forstjórann heldur þarf að funda með fulltrúum vinnumarkaðarins, fulltrúum eigenda og fleirum áður en þjónustan er samþykkt,“ segir Sonja sem er sannfærð um að rauntímamælingar á líðan mannauðs byggðar á vísindalegum grunni eigi heima víða.

„Það þýðir ekki að tala eingöngu út frá tilfinningum. Við verðum að hafa gögn sem styðja mál okkar,“ segir hún.

Mikilvægt að bjóða upp á örugga þjónustu

Þegar kemur að öryggisstöðlum og persónuverndarmálum fylgir HR Monitor öllum helstu stöðlum heims.

„Spurningin er ekki hvort við lendum í netárás heldur hvenær. Kerfið okkar er búið til með það í huga. Gögn sem eru sett inn í kerfin okkar er ekki hægt að rekja til einstakra persóna.“

Að mati Sonju virðast mannauðsmál virka eins þvert á landamæri og þrátt fyrir mismunandi viðhorf og menningu.

„Við erum hægt og örugglega að færast í átt að draumaheimi okkar. Hann er sá að gagnkvæmni ríki í samskiptum stjórnenda og starfsmanna. Þá er starfsfólk ekki bara að fá til sín uppbyggilegar upplýsingar sem það getur notað sér til gagns í daglegu starfi, heldur eru stjórnendur einnig að fá upplýsingar til sín frá starfsmönnum. Ég trúi því að ef við pössum upp á starfsfólkið okkar þá passar það upp á vinnustaðinn og viðskiptavininn sem vonandi kemur þá aftur og aftur,“ segir hún og bætir við að rannsóknir staðfesti að lykillinn að arðsemi fyrirtækja sé einmitt ánægt starfsfólk.

Hugmyndafræðin flókin en framsetningin einföld

„Við bjóðum upp á 550 spurningar út frá fimm punkta Likers-kvarða sem er algengasti upplifunarkvarði á heimsvísu. Spurningarnar eru alltaf fullyrðingar sem hægt er að merkja við; mjög sammála, sammála, hlutlaus, ósammála og mjög ósammála. Svörin eru síðan litakóðuð þar sem grænt er mjög sammála, gult er sammála og rautt er hlutlaust, ósammála og mjög ósammála,“ segir Sonja.

„Framsetning á niðurstöðum er einföld og myndræn en hægt er að kafa dýpra ef þess er þörf, sem þó er ekki hægt að rekja til einstaklinga. Hægt er að gera bæði langar og stuttar kannanir og eins er hægt að mæla eins oft og viðskiptavinurinn vill, sem dæmi mánaðarlega, ársfjórðungslega eða einu sinni á ári.“

Stjórnendur geta sent niðurstöður mælinganna fljótt á starfsfólkið og notað gögnin til að rökstyðja ákvarðanir sínar og gefa upplýsingar til stjórnar ef og þegar þess er þörf.

Vilja allir stjórnendur fá svörin sín græn?

„Það er í mannlegu eðli að vilja vera græn, en raunveruleikinn er ekki þannig og lífið gerist í fyrirtækjum líkt og í lífinu. Þegar breytingar eiga sér stað í fyrirtæki er gott að geta mælt líðan starfsfólks, eins og til dæmis þegar við aukum kröfurnar eða fyrirtæki eru að færa út kvíarnar,“ segir Sonja.

Gott að fá litlu málin oftar upp

Hvað með rótgróin fyrirtæki þar sem allt virðist á yfirborðinu ganga vel?

„Litlu málin dúkka mjög oft upp í vinnustaðamælingum, sem mikilvægt er að fá upp á borðin svo eitthvað sé hægt að gera í þeim. Það sem við megum ekki gleyma er að stundum þarf einnig að draga fram það sem gengur vel og að þjappa fólki saman sem er mjög oft gert með opinni spurningu í lok kannana.“

Sonja segir að þeir sem eru komnir upp á lagið með að nota HR Monitor viti að endurgjöf er dýrmætasta gjöfin.

„Það fer af stað ákveðin innri skoðun hjá öllu fyrirtækinu þegar mælingarnar fara í gang. Ekki síst hjá starfsfólkinu sjálfu því það þarf að meta sína eigin frammistöðu og hvað þurfi til að því og fyrirtækinu gangi betur á sumum sviðum. Svo ekki sé minnst á fyrirtæki með starfsemi á ólíkum markaðssvæðum sem þurfa yfirsýn yfir mannauðsmálin, og að vita hvað gengur vel og hvað er hægt að nýta á milli svæða og hvað þau vilja ekki gera.“

Sonja hefur í gegnum árin fylgst með stjórnendum innleiða alls konar þekkingu og breytingar sem gera fyrirtækin framúrskarandi. Sem dæmi um þetta eru sanngjörn samskipti og samskiptasamningar sem og að innleiða þekkingu á meðvirkni svo eitthvað sé nefnt.

„Svo má ekki gleyma hversu dýrmætt það er að fá speglun á skuggahliðar okkar. Sumir stjórnendur vilja að öllum líði vel sem vinna fyrir þá og gleyma þá stundum þeim sem aldrei kvarta. Ég gæti nefnt svo mörg dæmi um mennskuna sem dúkkar upp á vinnustöðum og við ættum aldrei að vera hrædd við að skoða hana.“

Fimm ólíkar kynslóðir saman á vinnumarkaði

Þeir sem hafa notað HR Monitor tala um ákveðna mýkt sem einkenni niðurstöður mælinganna. Það er erfitt að setja fingurinn á þessa mýkt en hún er ekki ósvipuð því að tala við sérfræðing um erfitt mál og hann segir: Ef þú bara vissir hversu margir eru að fara í gegnum það sama og þú ert að gera núna!

„Það sem er einstakt við að starfa hjá HR Monitor er að stofnendur höfðu víðtæka reynslu úr atvinnulífinu sjálfir og eru ekki að koma að borðinu með nýja hugmynd einvörðungu heldur einnig til að leysa áskorun sem þeir fundu á eigin skinni að þurfti að leysa.

Í gegnum árin hafa mannauðsmálin ekki verið tekin nógu alvarlega. Þú situr sem dæmi aldrei í augnhæð við fjármálastjóra fyrirtækisins, nema að vera með gögn sem eru vísindalega sönnuð um þína deild sem stjórnandi. Tengslin á milli ánægju starfsfólks og fjárhagslegrar velgengni eru hins vegar að verða viðurkenndari nú en þau voru áður.“

Sonja segir að vinnustaðamælingar verði mikilvægari með árunum.

„Það er meiri munur á milli kynslóða en áður og nú sjáum við allt að fimm kynslóðir starfa saman á vinnumarkaðnum. Ég get lofað því að starf stjórnenda verður ekki einfaldara með árunum, síður en svo, og meginástæða þess er án efa tæknibyltingin og samfélagsmiðlar.

Unga fólkið okkar er með öðruvísi samskipti en það eldra. Samskiptin eru hraðari og ungt fólk er vant því að fá hraðari endurgjöf en við höfum áður séð á vinnumarkaðnum,“ segir Sonja.

Mikilvægt að öllum líði vel í vinnunni

Sonja er, sem áður segir, áhugasöm um leiðtogafræði og veltir þessum spurningu upp: Hver hugsar um leiðtogana? Hver eflir þá og fræðir?

„Það má aldrei gleymast í umræðunni hversu mikilvægt það er að leiðtogar upplifi sig örugga í starfi. Það smitast áfram og einungis þannig geta þeir búið til umhverfi sem er öruggt fyrir starfsfólkið.“

Sonja er á því að við komumst fram hjá mörgum óþarfa vandamálum ef við erum „mannauðshugsandi samfélag“.

„Við höfum lagt okkar á vogarskálarnar og veitt viðurkenningu á undanförnum árum til þeirra fyrirtækja sem hafa sett mannauð sinn í forgang og sem mæla ársfjórðungslega líðan starfsfólks síns.

Það eru á annað hundrað fyrirtæki og stofnanir í landinu til fyrirmyndar að þessu leyti og eru að hafa jákvæð áhrif á samfélagið allt. Enda trúum við því að hægt sé að breyta miklu í veröldinni í gegnum vinnustaði og stjórnendur þeirra.“