Frumkvöðlar í styttingu vinnudagsins

Kristjana Milla Snorradóttir framkvæmdastjóri mannauðs og Ylfa Thordarson, framkvæmdastjóri umbóta hjá Travel Connect, eru konur sem hafa gaman af áskorunum.

„Ég er framkvæmdastjóri mannauðs hjá Travel Connect en við erum fyrirtæki sem þjónustar átta vörumerki í ferðaþjónustu. Við erum íslenskt fyrirtæki, með um fjögur hundruð starfsmenn, flestir starfa á Íslandi en við erum einnig með skrifstofur í Stokkhólmi, Edinborg og München,“ segir Kristjana Milla Snorradóttir.

„Ég vinn við að innleiða umbótamenningu í fyrirtækinu. Við erum lítil deild og vinnum þvert á fyrirtækið þar sem við styðjum við allar deildir og vörumerkin okkar. Markmið okkar er að aðstoða aðra í að vaxa í sínu og leggjum við sem fyrirtæki mikla áherslu á umbætur almennt,“ segir Ylfa Thordarson, framkvæmdastjóri umbóta hjá Travel Connect. Milla og Ylfa starfa báðar í framkvæmdastjórn fyrirtækisins sem er eitt umsvifamesta fyrirtækið í ferðaþjónustu á Íslandi.

Þrátt fyrir umsvifin eru margir að þeirra sögn sem hafa ekki heyrt um fyrirtækið enda beinist markaðssetning þess aðallega að erlendu ferðafólki. „Hjá okkur starfar fólk á öllum aldri þó meðalaldurinn, sem er 37 ár, sé fremur lágur,“ segir Kristjana Milla, eða Milla eins og hún er vanalega kölluð og Ylfa tekur við: „Við vorum eitt fyrsta fyrirtækið á almennum markaði sem fór í að stytta vinnudaginn. Við vinnum sjö klukkustunda vinnudag, að hádegismat meðtöldum, og þreytist ég seint að segja frá því,“ segir hún.

Skemmtileg áskorun að vera frumkvöðlar

Stytting vinnudagsins var unnin í samstarfi við allar deildir fyrirtækisins. „Markmiðið var að stytta vinnutímann, og á sama tíma tryggja að fólkið okkar þyrfti ekki að vinna hraðar. Þegar við tilkynntum um breytingarnar fundum við að starfsfólkið óttaðist að streitan yrði meiri og vinnuálagið einnig,“ segir Milla og bætir við að fyrst þegar tilkynnt var um áformin að stytta vinnutímann hafi hún búist við því að starfsfólk myndi standa upp og klappa. „En það voru ekki viðbrögðin, heldur meira að fólk varð óöruggt og sagði: Þýðir þetta ekki bara meiri streita og vinnuálag fyrir mig?“

Ástæðan fyrir þessum viðbrögðum var sú að starfsfólk var á þessum tíma að vinna yfirvinnu. „Margir voru að vinna tíu stundir á dag og sáu ekki fyrir sér að geta sinnt vinnunni á sjö klukkustundum. Í dag er mikil ánægja með þetta framtak enda gáfum við okkur langan tíma í breytingarnar. Við vönduðum okkur mikið og á sama tíma og styttingin var innleidd þá náðum við að halda starfsánægjunni og sölutölum uppi, sömu gæðum í vinnu og áður, og sömu persónulegu þjónustunni til viðskiptavina,“ segir Milla.

Hvernig gerðuð þið þetta?

„Breytingarnar voru gerðar í nokkrum skrefum, það þurfti að endurbæta mikið af okkar ferlum til að geta fækkað vinnustundum. Við vildum ekki fara þá leið að stytta vinnudaginn og að fólk þyrfti að hlaupa hraðar þær stundir sem það var í vinnu. Við vildum ná jafnvægi með því að straumlínulaga ferla og sjálfvirknivæða,“ segir Ylfa og Milla tekur við: „Í raun þurftum við hugarfarsbreytingu: Hvernig við hugsuðum störfin og hugarfar okkar til breytinga. Við þurftum að tileinka okkur breytingastjórnun og huga að því hvaða áhrif svona stórar breytingar hefðu á starfsfólkið. Við völdum að fara þá leið að kenna markvisst, með fræðslu og námskeiðum, skilvirkni, tímastjórnun og streitustjórnun. Eins vorum við með alls kyns námskeið, til að mynda hugarfarsbreytingu, um hvernig við getum breytt neikvæðri upplifun í jákvæða.“

Milla bætir við að talsverður undirbúningur hafi verið nauðsynlegur þar sem fyrirtækið var frumkvöðull í verkefninu. „Í dag er skrítið að hugsa til þess, þegar við erum komin svo mikið lengra með styttingu vinnutíma í íslensku atvinnulífi, að ekki sé lengra en sjö ár síðan við hófum þessa vegferð. Þá var þessi hugmyndafræði bara ný,“ segir hún.

Vinna sem hentar fjölskyldufólki

Ylfa segir breytingarnar á vinnustundum reynast fjölskyldufólki einstaklega vel. „Starfsfólk Travel Connect klárar daginn, sækir börnin sín og á þá ekki eftir að vinna í einhvern tíma á kvöldin. Það er ómetanlegt fyrir okkur. Ferlar og verkefni eru skýrari, við höfum mælt afköst fyrir og eftir breytingar, og sem dæmi sjáum við núna að sölufólk okkar sinnir fleiri viðskiptavinum í dag en áður því það er búið að hagræða í ferlinu. Áherslan er áfram á persónulega þjónustu og höfum við ekki viljað sjálfvirknivæða þann hluta þjónustunnar,“ segir hún.

Það er gaman að spjalla við Millu og Ylfu um breytingastjórnun og mikilvægi þess að konur leiði í íslenskum fyrirtækjum. „Við þurfum að vera með alls konar fólk sem stjórnendur og starfsfólk. Fólk á mismunandi aldri, með mismunandi bakgrunn og með mismunandi sýn, það er svo dýrmætt og þar af leiðandi er líka dýrmætt að fá konur inn í stjórnir og í stjórnendastöður,“ segir Milla.

Ylfa hóf nám í byggingarverkfræði og tók síðan meistaragráðu í iðnaðarverkfræði og var á sínum tíma í bekk þar sem stærsti hluti nemenda var karlmenn. „Við vorum þrjár konur í 25 manna bekk en það hamlaði mér ekki. Í fyrri störfum var ég oft eina konan á fundum og jafnvel reiknað með að ég væri ritari hópsins. Mér þykir kvennafrídagurinn mjög mikilvægur í sögulegu samhengi og mikilvægt að leggja áherslu á jafnrétti almennt. Við erum komin miklu lengra í jafnréttisbaráttunni í dag en fyrir fimmtíu árum, en mín skoðun er sú að það sé alltaf hægt að gera betur. Það sama á við um jafnrétti og umbætur í fyrirtækjum, við þurfum stöðugt að vera að bæta og breyta. Það getur einnig komið bakslag í okkar bestu kerfi, og alltaf hægt að gera betur.“

Travel Connect er fyrirtæki sem er umsvifamikið á markaði. Það býður upp á skemmtilegar ferðir um m.a. Ísland. Hér má sjá þær Ylfu og Kristjönu Millu á góðri stund á ferðalagi um landið. mbl.is/Aðsend

Það skiptir máli að vera með góðar fyrirmyndir

Þegar samtalið berst að fyrirmyndum í lífinu segir Milla ekki hafa skort þær í hennar uppvexti. „Ég á ótrúlega sterkar kvenfyrirmyndir í minni nánustu fjölskyldu fyrst og fremst. Ég er komin af svo miklum kjarnakonum. Bæði mamma mín og báðar ömmur voru og eru fyrirmyndarkonur, sem ég lít virkilega upp til í samskiptum, hegðun og í starfi. Kristjana Milla Thorsteinsson, amma mín og nafna, var mikil viðskiptakona. Hún var í ferðaþjónustu líka en hún og afi minn, Alfreð Elíasson, stofnuðu Loftleiðir á sínum tíma árið 1944,“ segir Milla.

Þess má geta að Kristjana Milla Thorsteinsson var líka einn af stofnendum UNIFEM á Íslandi og fyrsta konan sem tók sæti í stjórn Flugleiða þar sem hún sat frá 1981 til 1993. Sjálf lauk Milla iðjuþjálfun við Háskólann á Akureyri og tók svo master í verkefnastjórnun við Háskólann í Reykjavík. „Þó að margir tengi ekki endilega iðjuþjálfun við mannauðsstjórnun þá held ég að þetta sé einn besti grunnur sem ég gat fengið fyrir mannauðsstjórastarfið. Í dag er ég að vinna með fólki, mæta þeim þar sem þau eru stödd og aðstoða þau við að blómstra í sínu umhverfi, og það er það sem iðjuþjálfunin kenndi mér. Mín mannauðsstjórnun snýst mikið um það, að vinna með stjórnendum í að skilja hópinn sinn og að skilja af hverju fólk bregst við eins og það gerir. Það hefur nefnilega áhrif á svo margt sem við gerum, til dæmis af hverju þurfum við að tilkynna breytingar á ákveðinn hátt og með góðum fyrirvara, það er af því að við erum að vinna með fólki sem er að koma úr mismunandi áttum og með mismunandi bakgrunn,“ segir Milla.

Að því sögðu þá segjast þær bjartsýnar á árið 2025 og spenntar fyrir því að skapa áfram dýrmætar minningar fyrir fólk bæði á áfangastöðum fyrirtækisins sem og á vinnustaðnum.

• Blogga um frétt