Smartland Mörtu Maríu | Frami | mbl | 3.4.2023 | 18:00

Rannsóknir á ofbeldi af hendi stjórnenda og mikilvægi þriðja aðila

Sunna Arnardóttir sérfræðingur í mannauðsmálum hjá Vinnuhjálp.

„Þegar stjórnendur sýna ofbeldishegðun gagnvart almennu starfsfólki er almennt séð ekki tekið á því, bæði vegna þess að mannauðssvið og aðrir stjórnendur hlusta ekki á umkvartanir starfsfólksins, og einnig vegna þess að starfsfólkið þorir ekki að koma fram vegna hræðslu við að missa starf sitt eða lenda í frekara ofbeldi vegna kvörtunar sinnar,“ segir Sunna Arnardóttir sérfræðingur í mannauðsmálum hjá Vinnuhjálp í nýjum pistli:

Því er mikilvægt að vanda til verks þegar starfsfólk loks þorir að koma fram og benda á ofbeldishegðun stjórnenda gagnvart sér, og sjá til þess að verkferlar séu gagnsæir, og þolendavænir.

Gott er að notast við þriðja aðila til þess að koma inn og meta aðstæður, en mikilvægt er að sá aðili haldi hlutleysi sínu í öllu ferlinu, og láti ekki fagurgala og titla stjórnenda ráða niðurstöðum rannsóknar sinnar. Einnig þarf þriðji aðili að notast við aðferðir sem tryggja þolendavæna nálgun, sem og að ganga úr skugga um að verkferlar séu gegnsæir. Náist allt þetta, ætti þriðji aðilinn að geta náð trausti allra viðeigandi aðila, og þannig átt auðveldar með rannsóknina, sem skilar sér í auðveldari úrvinnslu á niðurstöðum rannsóknarinnar hjá rekstraraðila.

Hlutleysi þriðja aðila

Mikilvægt er að rekstraraðili veiti þriðja aðila næði og færi á að halda hlutleysi sínu er kemur að rannsókn á ofbeldi af hendi stjórnenda gagnvart starfsfólki. Þriðji aðili á að starfa óháður rekstraraðila, rannsókn á að geta farið fram án íhlutunar stjórnenda, og niðurstöður rannsóknar eiga ekki að litast eftir því hver sér um að greiða fyrir rannsóknina.

Að sama skapi er það mikilvægt fyrir þriðja aðila að átta sig á því að ef aðrir stjórnendur fara að beita sér fyrir því að hafa áhrif á rannsóknina, þá sé það merki um að vandamálið teygir sig mögulega lengra innan rekstraraðila heldur en eingöngu til nefndra meintra geranda í rannsókninni sjálfri.

Því er hlutleysi þriðja aðila ekki eingöngu mikilvægt til þess að ganga úr skugga um að rannsóknin fari sannanlega réttilega fram gagnvart öllum aðilum máls, heldur er áleitni rekstraraðila við að viðhalda hlutleysi þriðja aðila merki um að jákvæða vinnustaðamenningu sem auðveldar úrlausn mála er að því kemur.

Dæmi um aðför að hlutleysi þriðja aðila: Þriðji aðili fær boð um að sitja matar- og kaffitíma með stjórnendum, annað hvort meintum gerendum eða yfirboðurum þeirra. Þriðji aðili fær gjafir eða heimsóknir frá stjórnendum eða tengdum aðilum. Þriðji aðili fær samtöl frá stjórnendum eða tengdum aðilum þar sem meintir gerendur eru talaðir upp, á meðan meintir þolendur eru talaðir niður.

Þolendavæn nálgun

Eðlilegt þykir við hvers kyns rannsókn á ofbeldi á vinnustað að meintir þolendur séu viðkvæmir fyrir frekara áreiti og eigi erfitt með að umgangast meinta gerendur á meðan rannsókn standi. Því er mikilvægt að rekstraraðili taki tillit til þessa, og hagi aðstæðum á vinnustað þannig að öllum snertiflötum meintra gerenda við meinta þolendur séu haldið í lágmarki. Veitir þetta meintum þolendum öryggi á vinnustaðnum á meðan á rannsókn stendur, sem og er tilvalið til þess að styðja við meinta gerendur, en ásakanir um hvers kyns ofbeldi er iðulega áfall.

Mikilvægt er að þriðji aðili gangi á eftir því að þessu sé framfylgt af hálfu rekstraraðila. Skapar það traust á milli þriðja aðila og meintra þolenda. Einnig skapar það svigrúm fyrir meinta gerendur til þess að átta sig betur á aðstæðum og veitir þeim andrými frá mögulegum neikvæðum aðstæðum sem skapast geta við rannsóknina sjálfa.

Dæmi um þolendavæna nálgun: Þriðji aðili setur upp verkferla sem passar að meintir þolendur lendi ekki í aðstæðum með meintum gerendum, eða einstaklingum sem eru hlutdrægir með meintum gerendum. Þriðji aðili gengur úr skugga um að þegar fundað sé með meintum þolendum þá séu aðstæður öruggar, og þeim frjálst að tjá sig án þess að meintir gerendur eða einstaklingar þeim tengdum séu viðstaddir.

Gegnsæir verkferlar

Ein helsta leiðin sem þriðji aðili hefur til þess að skapa traust við alla aðila máls, allt frá rekstraraðilanum sjálfum, til meintra þolenda og gerenda, er að setja upp gegnsæja verkferla við byrjun rannsóknar sem staðið er við.

Ekki er nóg að setja fram verkferla, og breyta þeim eftir því sem á líður með rannsóknina eftir hentisemi. Rannsóknin þarf að fylgja sömu reglum og ferlum fyrir alla aðila máls, á öllum tímum rannsóknarinnar.

Einnig er mikilvægt að þriðji aðili standi við gefin orð sem meintum þolendum og gerendum er veitt. Því þarf þriðji aðili að ganga úr skugga um að engin loforð séu gefin um veitingu upplýsinga eða verkferla sem ekki sé staðið við.

Dæmi um verkferla: Ef þriðji aðili hefur sett fram þolendavæna verkferla, þá ber þriðja aðila að ganga úr skugga um að viðhalda þeim verkferlum út í gegnum alla rannsóknina, alveg þar til störfum viðkomandi lýkur alfarið. Sömu verkferlum ber að viðhalda gagnvart öllum aðilum máls, og því ber þriðja aðila að sýna sömu nærgætni gagnvart meintum gerendum sem og meintum þolendum. Við upphaf rannsóknar ætti þriðji aðili að útlista þeim verkferlum sem farið er eftir til allra viðeigandi aðila, svo allir viðkomandi rannsókninni viti við hverju sé að búast frá þriðja aðila allan þann tíma sem rannsóknin er í gangi.

Traust gagnvart þriðja aðila

Erfitt er fyrir þriðja aðila að sinna rannsókn máls ef traust milli þriðja aðila og meintra þolenda annars vegar, og þriðja aðila og meintra gerenda hins vegar er ekki til staðar.

Erfitt er að byggja upp traust þegar aðstæður kalla á mögulegar neikvæðar niðurstöður, og er því mikilvægt fyrir þriðja aðila að sannanlega fylgja fyrrnefndum skrefum og setja fram og vinna að rannsókn á ofbeldi af heilindum og hlutleysi gagnvart öllum viðeigandi aðilum máls.

Ef á einhverjum tímapunkti rannsóknarinnar, skynji þriðji aðili að t.d. vegið sé að hlutleysi sínu, þá ber þriðja aðila koma í veg fyrir frekari íhlutun sem áhrif hefur á hlutleysi þeirra, eða skipta út aðilum sem starfa við rannsókn á ofbeldinu til að viðhalda heilindum rannsóknarinnar.

Ef traust gagnvart þriðja aðila brestur er niðurstaða þeirra aðstæðna oft sú að erfitt verður fyrir rekstraraðila að vinna að úrlausn málsins eftir að niðurstöður rannsóknarinnar fást þar sem traust milli almenns starfsfólks og stjórnenda minnkar, sem og traust starfsfólks á niðurstöðunni sjálfri. Ef um er að ræða vinnustað með ítarleg vandamál, þá mun annað starfsfólk læra að það þýðir ekki að kvarta undan ofbeldishegðun gagnvart sér, og mun vinnustaðarmenningin þá einkennast af þöggun sem kemur fram í hárri tíðni veikinda og veltu starfsfólks.

Dæmi: Þriðji aðili hefur sett upp fasta verkferla við upphaf rannsóknar, en er að lokum kemur ákveður þriðji aðili, í samstarfi við stjórnendur rekstraraðila, að breyta því hvernig niðurstöður eru kynntar til meintra þolenda og gerenda. Hefur þriðji aðili hér sýnt af sér hegðun sem hægt sé að meta að hlutleysi gætir ekki lengur, og missa meintir þolendur þá traust á þriðja aðila, verkferlum þeirra sem og niðurstöðum rannsóknarinnar.

Að lokum

Rannsókn á hvers kyns ofbeldi innan vinnustaðar er alltaf viðkvæmt ferli, en þegar rannsóknin fer fram með almennt starfsfólk sem meinta þolendur og stjórnendur sem meinta gerendur verða aðstæður mjög eldfimar, bæði fyrir rekstraraðilann sjálfan sem og þriðja aðila sem sér um rannsóknina.

Mikilvægt er fyrir þriðja aðila að viðhald hlutleysi sínu allan þann tíma sem rannsóknin er í gangi, til að sannanlega veita öllum aðilum máls sanngjarna nálgun. Einnig er mikilvægt að þriðji aðili hagi rannsókn sinni svo að öll nálgun sé þolendavæn, bæði með það í huga að meintir þolendur finni að þeir séu öruggir til að tjá sig sem og svo meintir gerendur finni að þeirra hlið á málinu sé metin til jafns við meinta þolendur. Til að hlutleysið og þolendavæn nálgun sé sem skilvirkast er mikilvægt að þriðji aðili hefji rannsóknin á gegnsæjum verkferlum, sem viðhaldið sé allan tímann sem rannsókn er í gangi. Síðast en ekki síst þarf þriðji aðili að viðhalda trausti allra viðeigandi aðila máls á störfum sínum á meðan rannsókn er í gangi.

Takist þriðja aðila vel við að viðhalda aðstæðum á fyrrnefndan máta, byggir það upp niðurstöður sem allir aðilar máls geta unað sér við að unnið sé út frá á skilvirkan máta og að úrlausn málsins verði sanngjörn miðað við málavexti. Er því mikilvægt fyrir rekstraraðilann, jafnt og þriðja aðila, að vel takist. Rannsókn á ofbeldi á vinnustað er ávallt áfall fyrir alla sem á vinnustaðnum eru, og því mikilvægt að rannsóknin, sem og tilheyrandi úrlausn málsins, gangi sem skilvirkast fyrir sig.