Smartland Mörtu Maríu | Frami | mbl | 9.5.2023 | 13:00

Dýrmætasta auðlind atvinnurekenda

Sunna Arnardóttir, sérfræðingur í mannauðsmálum, starfar hjá Vinnuhjálp. Ljósmynd/Samsett

„Við gegn þeim.

Þessi hugsun er allsráðandi meðal margra stjórnenda sem líta á almennt starfsfólk sem einfalda tölfræði, útskiptanleg tól sem stjórnendur finnast þeir hafa rétt á að skipa eftir hentugleika og hóta tekju- eða atvinnumissi sé ekki farið eftir öllum kröfum þeirra,“ segir Sunna Arnardóttir, sérfræðingur í mannauðsmálum hjá Vinnuhjálp, í nýjum pistli:

Það sem stjórnendur virðast ekki átta sig á, er að án almenns starfsfólks eru stjórnendurnir ónothæfa tölfræðin þar sem störf þeirra eru byggð á þeirri einföldu staðreynd að undirfólk þeirra séu til staðar.

Helsti aflgjafi atvinnurekanda

Allir atvinnurekendur hafa sama markmið; að stuðla að vexti og auka hagnað svo að reksturinn þrífist sem best í sem lengstan tíma. Oft er svo litið á að góður stjórnandi sé ástæðan fyrir auknum hagnaði eða vexti atvinnurekanda, en staðreyndin er sú að starf stjórnenda er eingöngu að hafa hafa yfirsýn og stjórna (þaðan kemur nafnið!) undirfólki sínu stigbundið og taktfast. Það er heildin öll sem myndar atvinnurekandann, og öll þessi heildarkeðja sem starfsfólk myndar er það sem stuðlar að auknum hagnaði og vexti.

Atvinnurekandi sem vinnur því ekki stigbundið að því að styðja við og styrkja allt sitt starfsfólk er að grafa undan sjálfum sér, rekstri sínum, og er í raun að hefta mögulegan vöxt og aukinn hagnað með því að halda niðri einstaka hlekkjum keðjunnar.

Eitt augljóst merki hjá vanhæfum stjórnanda er því að hann getur ekki stutt og styrkt undirfólk sitt. Stjórnandi sem telur sig vera yfir undirfólk sitt hafinn, eða sem á einhvern máta grefur undan rekstrinum með því að halda undirfólki sínu niðri.

Vanhæfur stjórnandi stuðlar að halla í rekstri með því að hindra að starfsfólkið geti sinnt starfi sínu til fulls; með því að halda eftir nauðsynlegum tækjum og tólum, neita starfsfólki um nauðsynlega þjálfun, hlusta ekki á starfsfólk sitt er það kemur með hugmyndir að betri verkferlum eða hugmyndir að mögulegum verkefnum sem stuðlað gætu að auknum hagnaði. Starfsfólk skynjar sig þá vanmetið í starfi og lærir að þeirra eigin þekking og hæfni sé ónothæf eða atvinnurekandinn telji hana ekki æskilega.

Hæfur stjórnandi er fær um að halda utan um allt undirfólk sitt, byggja hvern einstakling upp og stuðla þannig að því að vinnustaðurinn í heild sinni blómstrar þar sem allir hlekkir keðjunnar fá að eflast og styrkjast í starfi.

Stjórnendur eru því ekki þeir einstaklingar sem knýja áfram aukinn vöxt eða hagnað atvinnurekanda. Það er öll keðjan af starfsfólki sem er helsti aflgjafi atvinnurekandans, sem stuðlar að rekstri sem skilar af sér hagnaði og velmegun fyrir heildina.

Helsti kostnaður atvinnurekanda

Starfsfólk er jafnframt helsti kostnaðarliður allra atvinnurekenda. Með hverjum einstaklingi fylgir fastur kostnaður í formi launa, launatengdra gjalda, kostnaður við nauðsynleg tæki og tól, fræðsla og símenntun, skemmtanir, og annar óbeinn kostnaður vegna hvers einstaklings fyrir sig.

Er illa gengur í rekstri er freistandi að skera niður þennan stærsta kostnaðarlið rekstursins til þess að auka á hagnað atvinnurekanda. Þetta er jú stærsti kostnaðarliðurinn og því augljósast að reyna að spara þar er halli kemur fram í rekstrinum. Með því að skilgreina almennt starfsfólk sem tölfræði en ekki sem einstaklinga, sem helsta aflgjafa rekstursins, þá er auðvelt að réttlæta niðurskurð á kostnaði vegna starfsfólks umfram mögulegan hagnað atvinnurekanda.

Ef erfiðleikar koma upp í rekstri eru viss skref sem atvinnurekandinn tekur til þess að minnka fastan kostnað rekstursins og þannig rétta úr kútnum. Útgjöld vegna skemmtana starfsfólks eru dregin saman, atvinnurekandi borgar minna með hverjum einstaklingi eða einfaldlega tekur fyrir skemmtanir sem kostaðar eru alfarið af atvinnurekandanum. Allar (óþarfa) veitingar eru teknar af, t.d. fríir ávextir, gos eða sælgæti, og er oft sett af stað „verslunarumhverfi“ þar sem starfsfólk getur enn nálgast þessar veitingar en þarf að greiða fyrir það sjálft. Hvers kyns fræðslustarfsemi eða símenntun starfsfólks minnkar, námskeiðahald meðal atvinnurekandans verður fátíðara eða hættir alfarið. Tekið er fyrir endurnýjun eða kaupum á nýjum á tækjum og tólum. Harðasta skrefið er svo þegar atvinnurekandinn finnur sig knúinn til að minnka rekstrarkostnað með því að skera niður laun og launatengd gjöld, en það er þá gert með launalækkunum eða því að segja upp starfsfólki.

Niðurskurður á kostnaði er oft nauðsynlegur. Hvernig staðið er að niðurskurðinum segir allt sem segja þarf um atvinnurekandann og sitjandi stjórnendur. Gegnsæi og hreinskilni í öllu ferlinu er nauðsynlegt, það byggir upp traust og liðsheild í erfiðum tímum. En athuga skal að niðurskurður á kostnaði vegna starfsfólks til þess að auka á hagnað á aldrei að eiga sér stað. Niðurskurður er til að hagræða í rekstrinum svo að fyrirtækið fái tækifæri til að halda áfram að dafna, ekki til þess að skila hagnaði á kostnað starfsfólks.

Með því að skera niður kostnað tengdan starfsfólki og auka þannig á hagnað er atvinnurekandi að stuðla að neikvæðri vinnustaðamenningu, þar sem starfsfólkið skynjar sig sem minna virði en hagnaðurinn, þar sem starfsfólkið lærir að ef erfiðleikar koma upp í rekstri þá eigi það á hættu að missa störf sín eða kjör. Þær aðstæður efla starfsfólk ekki til að gera betur, heldur til þess að róa á ný mið, þar sem hæfni þeirra og þekking er metin að verðleikum.

Áhrif vanhæfra stjórnenda

Mikilvægt er fyrir atvinnurekendur að ganga úr skugga um að stjórnendur séu hæfir og starfi sínu vaxnir, þar sem vanhæfir stjórnendur hamla helsta aflgjafa atvinnurekanda sem og stuðla að óþarfa auknum kostnaði.

Vanhæfir stjórnendur geta stuðlað að hárri starfsmannaveltu, sem áfram eykur rekstrarkostnað atvinnurekanda. Ástæður fyrir því eru slæmir stjórnunarhættir vanhæfra stjórnenda, óásættanleg framkoma gagnvart starfsfólki, eða t.d. óafsakanlegar aðferðir vanhæfra stjórnenda til að rekstur skili hagnaði á kostnað starfsfólks.

Aukinn rekstrarkostnaður vegna mikillar veltu á starfsfólki er ein birtingarmynd vanhæfra stjórnenda. Önnur er minni hæfni og þekking hjá starfsfólki almennt. Er það vegna þess að starfsfólk sem hefur hæfni og þekkingu til, hikar ekki við að leita að atvinnurekanda sem metur starfsfólk sitt að verðleikum. Önnur ástæða er því miður oft sú að skynji vanhæfur stjórnandi sem svo að annað starfsfólk sé að skyggja á viðkomandi á einhvern máta, er hæfara starfsfólki óhikað bolað úr starfi.

Lítil hæfni og þekking starfsfólks kallar á meiri kostnað við rekstur, vegna vanþekkingar starfsfólks á því hvernig fullnýta má allar auðlindir, tæki og tól sem atvinnurekandinn hefur úr að moða. Þá stuðlar lítið hæft starfsfólk að litlum sem engum vexti atvinnurekanda, og í versta falli fer reksturinn að sýna halla vegna vanþekkingar og vangetu starfsfólks við að sinna starfi sínu.

Stjórnendur eru jafnframt helstu hvatar bak við þá vinnustaðamenningu og þann starfsanda sem er við lýði hjá atvinnurekanda. Því er mikilvægt að atvinnurekandi gangi úr skugga um að stjórnendur hafi nauðsynlega hæfni til að stuðla að jákvæðri vinnustaðamenningu og uppbyggjandi starfsanda.

Tilgangur mannauðssviða

Er kemur að utanumhaldi á rekstrarkostnaði tengdu starfsfólki, leikur mannauðssvið þar lykilhlutverk. Launadeild sér um laun og launatengdan kostnað, og í þeim tilvikum þar sem launadeild vinnur sjálfstætt frá mannauðsdeild er þá meiri ábyrgð á mannauðssviði að sjá um allan umframkostnað sem fellur til vegna starfsfólks.

Er það þá á ábyrgð mannauðssviðs að sjá til þess að útgjöldum vegna starfsfólks sé réttilega dreift, og að engin ein deild eða einum einstaklingi sé hampað umfram aðra er kemur að útdeilingu á nýjum tækjum og tólum eða endurnýjun. Mannauðssviði ber að ganga úr skugga um að jöfn tækifæri séu fyrir allt starfsfólk er kemur að fræðslu og símenntun, sem og ber mannauðssvið ábyrgð á að vinnustaðamenning sé jákvæð og að starfsandi meðal alls starfsfólks sé uppbyggjandi.

Þar sem stjórnendur setja tóninn fyrir allt starfsfólk, þá er mikilvægt fyrir mannauðssvið að hafa í huga að komi upp neikvæð vinnustaðamenning eða niðurrífandi starfsandi á vandamálið oftar en ekki uppsprettu sína í stjórnendateymi atvinnurekanda.

Það er starf mannauðssviðs að sjá til þess að allir stjórnendur, að allt starfsfólk, starfi sem ein liðsheild að sama markmiði.

Að lokum

Bestu atvinnurekendurnir eru þeir sem átta sig á því að reksturinn gengur eingöngu eins vel og veikasti hlekkurinn segir til um, og að ef veikur hlekkur fyrirfinnst meðal stjórnenda, eða ef stjórnendur eru að veikja hlekki hjá undirfólki sínu, þá sé það hegðun sem taka þurfi fyrir á skilvirkan og hraðan máta.

Bestu atvinnurekendurnir eru þeir sem skilja mikilvægi jákvæðrar vinnustaðamenningar, og uppbyggjandi starfsanda, og vinna skilvirkt að því að styrkja og styðja við alla hlekki í keðju starfsfólks síns, óháð starfstitli, vinhygli, eða einstaka einstaklingi.

Bestu atvinnurekendurnir eru þeir sem átta sig á dýrmætustu auðlind sinni, öllu starfsfólkinu í heild sinni, og mikilvægi þess að byggja þá auðlind upp og styrkja.

Bestu atvinnurekendurnir eru þeir sem skilja að starfsfólkið er eina auðlindin sem atvinnurekandinn hefur sem mun ávallt gefa margfalt til baka af raunverði sínu, sé rétt farið með hana.

Fyrir starfsfólk er mikilvægt að muna að krafa um hvernig komið sé fram við okkur kemur frá okkur sjálfum, frá starfsfólkinu. Störfum við hjá atvinnurekanda sem ítrekað fer yfir mörk okkar, svindlar á okkur, kemur fram við okkur sem útskiptanlega tölfræði, eða almennt séð sýnir af sér neikvæða hegðun gagnvart okkur? Við eigum að standa saman í slíkum tilfellum, gegn atvinnurekanda okkar, og krefjast breyttrar hegðunar.

Starfsfólkið er hornsteinn allra fyrirtækja.

Saman getum við knúið fram jákvæðar breytingar á vinnumarkaði.