Smartland Mörtu Maríu | Frami | mbl | 23.5.2023 | 15:00

Hvernig eru heilbrigð samskipti á vinnustað?

Sunna Arnardóttir, sérfræðingur í mannauðsmálum, starfar hjá Vinnuhjálp. Ljósmynd/Samsett

Sunna Arnardóttir, sérfræðingur í mannauðsmálum hjá Vinnuhjálp, skrifar um 
góð samskipti á vinnustað í nýjum pistli.

Þar sem tveir eða fleiri einstaklingar koma við sögu, eru samskipti nauðsynleg. Bæði á vinnustað sem og utan reiðum við okkur á að geta notað samskipti til þess að koma hugsunum okkar, löngunum, óskum, og þörfum áfram með ýmsum samskiptaleiðum.

Samskipti geta verið:

Yrt (t.d. spjall, fundir, símtöl)
Óyrt (t.d. líkamsbeiting, raddbeiting, augnsamband og annað atferli)
Skrifleg (t.d. tölvupóstar, minnismiðar, messenger, formleg skjöl og skýrslur)
Sjónræn (t.d. myndir, gröf og töflur)

Samskipti geta því verið á milli einstaklinga í raunheimum, netheimum, sem og mögulega farið fram á milli einstaklinga sem hafa aldrei og munu aldrei sjá hvort annað.

Samskipti eru lærð

Við mannfólkið fæðumst ekki með þekkingu og færni þegar kemur að samskiptum okkar á milli. Öll samskiptahæfni okkar er lærð hegðun. Því er hæfni hvers einstaklings fyrir sig er kemur að samskiptum mismunandi, sem og er samskiptamynstur milli einstaklinga breytilegt eftir aðstæðum og þeim hópi sem kemur saman hverju sinni.

Við þekkjum það öll að sýna mismunandi samskiptahegðun er það kemur að mismunandi hópum fólks; hvernig við tjáum okkur á vinnustað er öðruvísi heldur en þegar við erum með fjölskyldu eða vinum. Og hvernig við tjáum okkur innan vinahóps er misjafnt eftir því hvaða vinahópur það er, t.d. er þetta meðal fólks sem almennt var umgengist í grunnskóla, eða er þetta meðal fólks sem kynnst var í gegnum sameiginlegt áhugamál á fullorðinsaldri.

Margir vinnustaðir hafa áttað sig á þessu, og er stjórnendum boðið upp á námskeið og handleiðslu er kemur að samskiptum og framkomu. Eru þar góðar samskiptaaðferðir kenndar, svo sem að samskipti eiga ávallt að vera skýr, að samskipti séu til þess að leysa úr en ekki skapa vandamál, en það sem gleymist oft er að samskipti eru ávallt á milli tveggja eða fleiri einstaklinga.

Mismunandi samskiptafærni

Vegna þess hve ólík við erum, með mismunandi bakgrunn og færni er kemur að samskiptum, þá koma ávallt upp einhverjir erfiðleikar er kemur að samskiptum. Það er eðlilegt, einmitt vegna margbreytileika okkar. Að samþykkja þennan breytileika og vinna út frá honum, er hornsteinn heilbrigðra samskipta.

Þau námskeið og sú handleiðsla sem stjórnendum býðst til þess að vinna betur með starfsfólki sínu, snýst iðulega að því hvernig nota eigi við mismunandi samskiptaleiðir til þess að hafa áhrif á frammistöðu fólks. En oft gleymist að kenna stjórnendum hvernig lesa eigi á starfsfólk og læra þannig hvernig samskiptaleiðir henta hverjum og einum til þess að efla hvern einstakling fyrir sig á sem skilvirkastan máta.

Vinnustaður sem tekur ekki tillit til mismunandi einstaklinga, nálgunar og færni þeirra er kemur að samskiptum mun alltaf skilja eftir neikvæða og fráhrindandi upplifun hjá vissum aðilum. Þessi neikvæða upplifun áfram litar viðhorf einstaklinga gagnvart vinnustaðnum almennt þar sem starfsfólk skynjar aðstæður þannig að ekki sé hlustað á það, að skoðanir þess, reynsla og þekking skipti vinnustaðinn engu máli.

Ef stjórnendur sýna af sér þá hegðun að ekki reyna að læra inn á mismunandi samskiptafærni starfsfólks síns, eða hreinlega reyna ekki að haga sínum eigin samskiptum til þess að ná til sem flestra, mun það áfram skapa neikvæða vinnustaðamenningu. Starfsfólk skynjar að eingöngu ein samskiptaleið sé samþykkt og þeir sem ekki hafa færnina til að tileinka sér þá samskiptafærni skynja vinnustaðinn sér óvinveittan og eiga erfitt með að samlagast aðstæðum og öðru samstarfsfólki. Því ef um samskiptaerfiðleika er að ræða á vinnustað, er mikilvægt að bæði stjórnendur og starfsfólk fái fræðslu og sé eflt er kemur að samskiptafærni.

Ekki allir atvinnurekendur hafa bolmagn til að fræða allt starfsfólk, óháð starfstitli, um heilbrigð samskipti, og kjósa því að eingöngu að senda stjórnendur í slíka fræðslu. Þá er einmitt mjög mikilvægt að ekki gleymist að það hvernig við komum okkar skilaboðum áfram er ekki nóg, við þurfum einnig að læra að taka á móti skilaboðum.

Virk hlustun

Virk hlustun er þegar hlustandi hlustar af einlægni, og sýnir orðræðu þess sem talar áhuga. Virk hlustun felur í sér að sannarlega hlusta á inntak orðræðu þess sem talar til þess að fyllilega skilja allt inntak samskiptanna og það sem liggur á bak við það sem viðkomandi segir og gerir. Virk hlustun er því sú leið sem einstaklingar geta notað sín á milli, þegar samskiptafærni og hæfni hins aðilans er óþekkt. Er kemur að virkri hlustun þarf að hafa í huga að:

Umræðan er um þann sem talar og málefni/viðhorf þess aðila, en ekki þann sem hlustar.
Hlusta þarf til að skilja, ekki grípa eitt og eitt orð og skipta um umræðuefni í kringum það.
Gott er að hlustandinn spegli þann sem tali (umorði) til þess að bæði hvetja þann sem talar áfram, sem og sýna að sá sem hlustar sé að skilja inntak samskiptanna út frá tilætlun þess sem talar.
Hlustandi á að viðurkenna tilfinningar þess sem talar óháð sínum eigin tilfinningum og skoðunum.
Hlustandi á ekki að koma með skjótar lausnir á því sem talið er vera vandamálið, áður en sá sem talar lýkur máli sínu.
Mikilvægt er að hlustandinn hafi samkennd með þeim sem talar, óháð eigin tilfinningum og skoðunum.

Virk hlustun á að aðstoða hlustandann við að færa samskipti þess sem talar upp á það stig sem hlustandinn þarf til skilnings. Virk hlustun er til þess að sá sem hlustar geti fyllilega skilið þau skilaboð sem sá sem talar er að tjá sig um, ná því inntaki og þeirri ætlun sem á bak við samskiptin eru, og geti þannig hagað eigin hegðun samkvæmt nýjum upplýsingum og þörfum þess sem talar.

Að lokum

Heilbrigð og jákvæð samskipti á vinnustað eru lykillinn að heilbrigðri og jákvæðri vinnustaðamenningu. Þar sem samskipti eru lærð, en ekki færni sem mannfólkið fæðist með, þá er mikilvægt að átta sig á því að mikill munur verður ávallt á milli tveggja mismunandi einstaklinga er kemur að samskiptafærni og -hæfni þeirra.

Ágætt væri einmitt ef allir atvinnurekendur gætu haldið námskeið og handleiðslu í samskiptum fyrir allt starfsfólk sitt, og er það sitthvað sem bæði fræðslustjórar og/eða mannauðsstjórar vinnustaða gætu tekið til sín. En skiljanlegt er að ekki allir atvinnurekendur hreinlega hafi efni á að veita fjármunum í að senda allt starfsfólk á námskeið og í einstaklingshandleiðslu er kemur að samskiptum, og því skiljanlegt að einblínt sé á að styrkja samskiptafærni stjórnenda.

Mikilvægt er þá að ekki gleymist að samskipti eru ávallt milli tveggja eða fleiri einstaklinga. Góð samskipti felast ekki einvörðungu í færni stjórnanda að koma sínum skilaboðum áleiðis. Stjórnendur þurfa ávallt þekkingu og færni er kemur að því að taka á móti skilaboðum frá starfsfólki sínu sem hefur mismunandi samskiptafærni og -hæfni.

Heilbrigð og jákvæð samskipti á vinnustað er öllum viðkomandi í hag. Starfsfólk skynjar þannig að það hafi rödd og skipti því máli innan vinnustaðarins, sem skilar sér í virkara starfsfólki sem finnst það tilheyra vinnustaðnum. Góð samskipti ýta einnig undir það að starfsfólki finnist það vera hluti af teymi, bæði þá sinni deild eða vinnustaðnum í heild sinni, sem áfram eflir samstarf og samvinnu milli starfsfólks.

Ánægt starfsfólk skilar að öllu jöfnu af sér betri og aukinni framleiðni í starfi, það er ólíklegra til þess að líta í kringum sig og er þá velta á starfsfólki minni, sem og eru átök og ágreiningur innan vinnsustaðarins minni og fátíðari. Allt skilar þetta sér í betri rekstri, með meiri framleiðni og lægri kostnaði tengdum starfsfólki.

Að byggja upp heilbrigð og jákvæð samskipti sem hornstein vinnustaðamenningar er því lykillinn, ekki aðeins að heilbrigðri og jákvæðri vinnustaðamenningu, heldur heilbrigðum og jákvæðum rekstri.

Heilbrigð og jákvæð samskipti á vinnustað eru því okkur öllum í hag.

Gerum kröfu um ekkert minna.