Pistlar:

Betri nýting á tíma og aukið skipulag #1

Flest vitum við nokkurn veginn hvað sjónvarpstækið (eða tækin) á heimilinu kostuðu okkur. En hefurðu velt því fyrir þér hvað þessi sjálfsögðu tæki hafa kostað þig síðan þú keyptir þau. Og þá er ekki átt við áskriftargjöld til sjónvarpsstöðva heldur einfaldlega í formi tímans sem fer í að horfa á sjónvarpið. Nú má nýta sjónvarpið til að ýmissa gagnlegra hluta og ég er alls ekki að leggja til að fólk hætti að horfa á sjónvarpið heldur vil ég vekja fólk til umhugsunar um að allt sem við gerum „kostar“ okkur tíma. Tíma sem við gætum verið að nýta í eitthvað annað sem hugsanlegra er mikilvægara.

Sömu hugsun má færa yfir á stjórnendur og starfsmenn fyrirtækja. Oft er talað um að við þurfum að vera duglegri að segja „nei“ þegar við erum beðin um að taka að okkur verkefni. Ég er ekki endilega sammála því frekar en að mér finnist að fólk ætti að hætta að horfa á sjónvarp, heldur bið fólk um að velta fyrir sér „hvað kostar það mig að segja já?“. Og þá er líkt og í verði sjónvarpsins ekki átt við tímakaupið sem við erum á í okkar störfum heldur hverju þarf ég að fórna af mínum verkefnalista eða persónulegu athöfnum til að taka að mér eitt verkefni til viðbótar og er það þess virði?

Reynsla mín af vinnu með stjórnendum og starfsmönnum fyrirtækja í hátt í áratug hefur kennt mér að flestir hafa nóg á sinni könnu og viðbótar verkefni hafa því tilhneigingu til að „hlaðast upp í nýrri geymslu“ og lengja þannig vinnudaginn í annan hvorn endann sbr. síðasta pistil.  Við höfum minni frítíma, minni tíma til að hlaða batteríin með vinum og fjölskyldu, sinna áhugamálum o.s.frv. með tilheyrandi þreytu, ergelsi, samviskubiti og Guð má vita hvað!

Í stað þess að láta það gerast og/eða verða eftir á með verkefni eða skuldbindingar ættum við að spyrja okkur nokkurra spurninga þegar við stöndum frammi fyrir því að takast á hendur nýtt verkefni:

1. Hvernig samræmist þetta verkefni mínum markmiðum og stefnu fyrirtækisins? Oft eru verkefni „sniðug“ í augnablik og allir spenntir að hjóla af stað en þegar mál eru skoðuð ofan í kjölinn kemur í ljós að þau samræmast ekki endilega langtímastefnu fyrirtækisins – gefum okkur tíma í upphafi til að skoða málið ofan í kjölinn og spyrja krefjandi spurninga til að spara okkur tíma síðar. Í upphafi skyldi endinn skoða!
2. Hvað kostar að segja já? Hverju þarf ég að sleppa, ýta til hliðar eða draga úr til að koma þessu verkefni fyrir á verkefnalistanum? M.ö.o. hvar passar verkefnið inn í forgangsröðun mína? Nánar um forgangsröðun.
3. Hvers er vænst? Hvaða væntingar gerir minn yfirmaður og/eða aðrir hagsmunaaðilar um úrlausn verkefnisins og annarra verkefna á mínum lista, gæði þeirra, forgang o.s.frv.? Oft á tíðum hlaupum við af stað og höldum að þessu eða hinu verði að vera lokið fyrir þennan tíma eða hinn, með þessum hætti eða hinum. Staðfestum væntingarnar til að við séum viss um að við séum að vinna við það sem mestu máli skiptir í hvert og eitt sinn.
4. Get ég sameinað þetta verkefni einhverjum öðrum sem ég hef á minni könnu og þannig náð fram samlegðaráhrifum? Lotuvinna eða það að vinna að líkum verkefnum í kjölfar hvers annars getur sparað okkur tíma við að setja okkur inn í mál, viða að okkur gögnum og hugsanlega kalla saman marga ólíka fundi. Þannig má hafa mikil áhrif á hvernig dagurinn nýtist.
5. Ert þú örugglega rétti aðilinn? Er einhver annar sem gæti hugsanlega tekið að sér eitthvað af þeim verkefnum sem fyrir eru á mínum verkefnalista? Vertu viss um að þú sért ekki að taka að þér verkefni bara af því að þú er sá/sú sem „hendi var næst“ heldur af því að þú ert raunverulega besti aðilinn til að ljúka verkefninu farsællega og/eða getir fært að borðinu aukið virði með því að vaxa við það að ljúka verkefninu. Ef ekki, hafðu orð á því! Það sparar þér og öðrum tíma og erfiði. Við ættum öll að fá tækifæri til að vinna að verkefnum sem við erum BEST í að vinna.

Í nútíma samkeppnisumhverfi á vinnustöðum geta starfsmenn ekki leyft sér þann lúxus að segja NEI við verkefnum. En þó er það mjög algengt þegar fólk sest niður og veltir fyrir sér hvað það þarf að gera til að ná meiri árangri í starfi. „Ég verð að vera duglegri að segja nei!“ er mantra mjög margra. Í stað þess að segja NEI veltu fyrir þér hvað það kostar að segja JÁ og ræddu þann kostnað við þá sem í kringum þig eru. Með því móti nálgast þú verkefni dagsins af yfirvegun og stjórn og gefur þér tækifæri til að forgangsraða í stað þess að grípa viðstöðulaust þá bolta sem hent er að þér sem óhjákvæmilega endar með því að einhverjir lenda í gólfinu.

Í næstu pistlum verður haldið áfram að skoða leiðir til að nýta tímann betur og auka skipulag.

Unnur Valborg Hilmarsdóttir
ACC stjórnendaþjálfari og annar eigenda Vendum, www.vendum.is
unnur@vendum.is