Pistlar:

Betri nýting á tíma og aukið skipulag #3

Líttu í kringum þig og skoðaðu umhverfi þitt, hlustaðu. Líklegt er að þú heyrir erilinn sem fylgir því að vinna í opnu rými, heyrir síma hringja, áminningarhljóðmerki í tölvum, einhver gengur hjá skrifborðinu, hlátrasköll í hinum enda rýmisins, einhver kallar á eftir einhverjum, einhver sem situr nærri þér er í símanum að tala við viðskiptavin, um leið færðu sms eða síminn þinn hringir, þú sérð á skjá númer tvö að á meðan þú leist í kringum þig hafa 3 tölvupóstar dottið inn í innhólfið og jafnvel hefur vinnufélagi sent þér skilaboð á innanhússpjallinu.

Hvort sem veruleikinn er nákvæmlega svona eða ekki má til sanns vegar færa að truflun á vinnustöðum er gríðarlega mikil sem gerir það að verkum að við eigum erfiðara með að sökkva okkur ofan í verkefni sem kemur niður á framleiðni og afköstum. Við þurfum sífellt að vera að skipta athygli okkar á milli verkefna sem krefst orku og veldur skertri einbeitingu. Rannsóknir sýna að meðal-skrifstofumaðurinn verður fyrir truflun við vinnu sína a.m.k. á 10 mínútna fresti og þegar trufluninni sleppir tekur það hann allt að því 15 mínútur að komast aftur á sama stað í verkið sem hann var að sinna þegar truflunin átti sér stað. Er það furða að við göngum stundum út um dyr vinnustaðarins og vitum ekkert í hvað dagurinn fór?

Afleiðingarnar

Í nýjasta hefti Harvard Business Review er í mjög stuttri grein greint frá athugunum á vinnulagi tveggja ólíkra einstaklinga. Annar aðilinn skiptir 277 sinnum á milli verka yfir daginn en nær með einbeitingu og aga að nýta 85% tíma síns með áhrifaríkum hætti. Hinn aðilinn er ekki eins fókuseraður en þykir góður „multitaskari“. Hann skiptir 496 sinnum á milli verka yfir daginn en þrátt fyrir þessa ofurhæfni í að gera marga hluti yfir daginn er ekki nema 33% tíma hans nýttur á próduktífan hátt. Truflunin sem þessir aðilar verða fyrir er ekki alltaf eitthvað sem þeir sjálfir geta ráðið við en hinn seinni gerir mun meira af því að „trufla sjálfan sig“ með ómarkvissum vinnubrögðum, óþarfa flakki á milli verkefna og vafri á netinu (enn ein sönnun þess að gera eitt í einu, sbr. fyrri pistil). Sumar tegundir truflana ráðum við auðvitað ekki við og verðum að bregðast við, t.d. þegar óánægður viðskiptavinur birtist eða önnur alvarlega atvik koma upp en margt af því sem truflar okkur yfir daginn er eitthvað sem við getum stjórnað.

Hvað er til ráða

1. Lágmarkaðu truflun eins og þú getur. Þá er átt við frá hljóðmerkjum eða sjálfvirkum aðvörunum tölvunnar eða símans. Með því móti er auðveldara fyrir þig að stýra því sjálf(ur) hvenær þú skoðar póst í stað þess að láta póstinn stjórna því og þannig trufla þig við verkin (á auðvitað ekki við ef starf þitt felst í því að bregðast við pósti strax en oftast er það svo að himinn og jörð farast ekki þó fólk fái ekki svar við pósti „á punktinum“.) Skilgreindu ákveðna tíma dags sem þú skoðar póst. Hvort sem það er á hálftíma fresti eða þriggja tíma fresti þá ert þú við stjórn og getur þannig nýtt tímann inn á milli skoðana í markvissa vinnu við verkefnin sem bíða.
2. Settu símann á hljótt hluta dagsins. Auðvitað verður að vera hægt að ná í okkur en þarf alltaf að vera hægt að ná í okkur? Með því að gefa okkur þó ekki sé nema 90 mínútur yfir daginn þar sem við getum unnið ótruflað erum við að auka afköst okkar til mikilla muna. Prófaðu og sjáðu hvort fyrirtækið/deildin fer nokkuð á hliðina.
3. Gerðu samning við vinnufélagana. Margir samstarfsmenn hafa sammælst um að trufla ekki hvern annan á ákveðnum tíma dags til að tryggja það að þeir nái nokkrum vinnulotum yfir daginn. Í sumum fyrirtækjum er kerfið með þeim hætti að þegar fólk er með ákveðið merki á skrifborðinu sínu (flagg eða eitthvað í þá veruna) þá má ekki trufla nema í algerum neyðartilvikum.
4. Feldu þig. Mörg fyrirtæki hafa komið upp vinnuherbergjum þar sem fólk getur farið afsíðis hluta dags til að vinna ótruflað. Ef slíkt er ekki til staðar er spurning hvað þú getur gert til að finna þér slíkt afdrep hvort sem er á vinnustaðnum eða utan hans.
5. Farðu í mat! Margir eru alltof gjarnir á að gleypa í sig matinn fyrir framan tölvuna og ræna sig því þeim tíma sem við þurfum á að halda yfir daginn til að hlaða batteríin að nýju. Eða jafnvel það sem enn verra er, sleppa því að borða sem gerir það að verkum að einbeitingin fer út um veður og vind. Stattu upp frá skrifborðinu, fáðu þér að borða, nýttu hádegið til að spjalla við vinnufélagana, hlaða batteríin og setjast svo niður fílefld(ur) að hádegishléi loknu.
6. Hreyfðu þig! Þetta ráð eina ferðina enn...staðreyndin er sú að með því að hreyfa okkur reglulega aukum við þol okkar fyrir áreiti og verðum þar af leiðandi einbeittari við vinnu okkar og látum síður trufla okkur. Finndu þá gerð hreyfingar sem henta þér og haltu þig við hana, ekki bara stundum, heldur alltaf. Þú munt finna muninn.

Fæst okkar komumst í dag af án nútímatækninnar við störf okkar en á stundum eru neikvæðir fylgifiskar hennar að hamla okkur frekar en hitt. Ég skora á þig að grípa i taumana og gera það sem þú getur til að taka stjórn að nýju og lágmarka truflunina sem þú verður fyrir, koma þannig meiru í verk á styttri tíma og hugsanlega með þeim hætti ná að auka jafnvægið milli vinnu og einkalífs.

Unnur Valborg Hilmarsdóttir

ACC stjórnendaþjálfari og annar eigenda Vendum, www.vendum.is

unnur@vendum.is