Borgin stefnir á betri aðgang að gögnum

Unnið er að því hjá Reykjavíkurborg að auðvelda aðgengi að fundargögnum frá fundum úr stjórnkerfi borgarinnar. Þá væri til dæmis hægt að nálgast bréf og umsagnir sem lagðar eru fyrir á fundum ráða og stjórna borgarinnar rafrænt í gegnum fundargerðir á netinu.

Núverandi fyrirkomulag er þannig að fundargerðir borgarstjórnar, borgarráðs og fagráða eru birtar á netinu að loknum fundum en til þess að nálgast skjöl sem lögð hafa verið fyrir á fundunum þarf að óska sérstaklega eftir þeim hjá skjalasafni borgarinnar.

Starfsmenn skjalasafnsins afhenda gögnin samdægurs en með netvæðingu stjórnsýslunnar verður hægt að nálgast gögnin beint í gegnum hlekki í fundargerðunum.

„Þessar úrbætur eru í vinnslu á skrifstofu borgarstjórnar í samvinnu við Upplýsingatæknimiðstöð Reykjavíkurborgar, en við höfum ekki getað tímasett hvenær þær koma til framkvæmdar,“ segir Helga Björk Laxdal, skrifstofustjóri borgarstjórnar.

Byrjað á borgarstjórn

Hugmyndin sé að byrja á opnum fundum borgarstjórnar og segir Helga að þegar sé vinna í gangi við að bæta aðgengi að þeim. Stefnt yrði að því að birta fundargögn, umræður og jafnvel senda út myndbandsupptökur af fundunum en þeim hefur hingað til aðeins verið útvarpað.

„Í framhaldi af slíkum breytingum er stefnt að því að birta framlögð fundargögn fagráðanna með fundargerðinni á netinu. Við erum að vonast til þess að ná breytingum á fundum borgarstjórnar fram á einu ári og taka fagráðin svo fyrir,“ segir Helga.

Þróunarverkefni á bið

Hún segir fjárskort eina aðalástæðuna fyrir því að ekki hafi gengið hraðar að koma fundargögnum á netið. Ýmiss konar þróunarverkefni hafi þurft að sitja á hakanum í niðurskurði undanfarin ár.

„Það er töluverð vinna við þetta vegna þess að þetta er mikið af gögnum og mjög mikilvægt að rétt gögn fari á netið. Sum af ráðunum funda einu sinni í viku og við erum með fullt af fólki í fullri vinnu að undirbúa fundina nú þegar. Þetta tekur aðeins lengri tíma en menn myndu ætla,“ segir Helga.

Ráðhús Reykjavíkur. Eggert Jóhannesson