Innlent | mbl | 21.12.2018 | 19:05

Lög og reglur um skjalastjórn þverbrotnar

Í skýrslunni Innri endurskoðun borgarinnar um braggann í Nauthólsvík kemur fram með afar skýrum og áberandi hætti að lög og reglur um skjalastjórn opinberra stofnana voru þverbrotnar. mbl.is/Hari

Gífurlega mikilvægt er að farið sé eftir ferlum og lögum er varða skjalastjórn og skjalavistun. Ekki einungis til að uppfylla lögbundna starfshætti og reglur heldur ekki síður til að tryggja rekjanleika mála og upplýsingar um ákvarðanir og úrvinnslu þeirra.

Þetta er meðal þess sem kemur fram í frétt á heimasíðu Borgarskjalasafns Reykjavíkur sem birt er í tilefni af niðurstöðu skýrslu Innri endurskoðunar á skjalastjórn vegna framkvæmda við braggann í Nauthólsvík.

Frétt af mbl.is

„Ljóst að margt fór úrskeiðis“

Í skýrslunni, sem kom út í gær, kemur fram með afar skýrum og áberandi hætti að lög og reglur um skjalastjórn opinberra stofnana voru þverbrotnar. „Af því tilefni vill Borgarskjalasafn Reykjavíkur benda á að Reykjavíkurborg er skylt skv. 2. mgr. 23. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn að skrá mál sem koma til meðferðar á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við reglur Þjóðskjalasafns Íslands,“ segir í frétt frá safninu.

Í skýrslunni kemur fram að skjalastjórn vegna verkefnisins var afar ófullnægjandi og nánast engin skjöl né fundargerðir um verkefnið hafi fundist í skjalavörslukerfi borgarinnar. Í skýrslunni er einnig bent á að tölvupóstar starfsmanna er tengjast verkefninu voru óaðgengilegir og tölvupóstum einstakra aðila hafi þegar verið eytt.

„Skv. lögum um skjalastjórn er óheimilt að varðveita gögn í tölvupósthólfum og ber að færa tölvupósta er varða málsmeðferð hjá Reykjavíkurborg í skjalasafn. Það var ekki gert. Í skýrslu Borgarskjalasafns Reykjavíkur frá 2017 um skjalastjórn og skjalavörslu hjá Reykjavíkurborg kemur í ljós að vistun tölvupósta er varða mál eða erindi ı́ málasafn er afar ábótavant,“ segir í frétt Borgarskjalasafns, sem vill með hliðsjón af þeirri niðurstöðu ítreka mikilvægi þess að farið sé eftir ferlum og lögum er varða skjalastjórn og skjalavistun.