Smartland Mörtu Maríu | Frami | Morgunblaðið | 9.2.2020 | 16:00

Eru fundir martröð eða uppspretta góðra hugmynda?

Það kannast líklega flestir við að sitja tilgangslausa fundi þar sem hugurinn leitar annað á miðjum fundi og vera jafnvel farnir að skipuleggja helgina í huganum eða vafra á netinu. Ingibjörg Gísladóttir ráðgjafi segir fundi mikilvæga. Sér í lagi ef þeir eru góðir. En svo sé ekki alltaf raunin.

„Stundum eru fundir algjör martröð og geta dregið frá manni alla orku en svo eru líka fundir þar sem fólk iðar af spenningi vegna hugmyndanna sem fæddust á fundinum,“ segir Ingibjörg Gísladóttir, ráðgjafi og fundalóðs hjá Birki ráðgjöf.

„Fundir eru eitt helsta atvinnutækið hjá stórum hópi fólks á vinnumarkaði í dag, svipað og hamarinn er vinnutæki trésmiðsins,“ segir hún og útskýrir að því séu fundir um leið nauðsynlegir.

Hver er munurinn á góðum fundi og lélegum að þínu mati?

„Það sem einkennir góðan fund er í fyrsta lagi að það er þörf fyrir fundinn. Stundum er verið að boða fundi um mál sem hefði mátt afgreiða í símtali eða með tölvupósti. Í öðru lagi að rétta fólkið sé á fundinum, það er að segja fólk sem hefur bestu þekkinguna á viðfangsefninu eða hefur með málið að gera að öðru leyti. Góður fundur hefur markmið, það er öllum ljóst hver tilgangur fundarins er og fólk hefur haft tækifæri til að undirbúa sig. Leikreglur fundarins þurfa að vera skýrar.“

Fundarstjóri skiptir máli

Ingibjörg er á því að fundarstjórinn hafi mestu áhrifin á hvernig fundurinn fer fram.

„Hópurinn þarf að taka sameiginlega ábyrgð á að ná góðri niðurstöðu og að það fari fram opin umræða þar sem hlustað er á sjónarmið allra. Einn einstaklingur má ekki leyfa sér að einoka umræðuna og skjóta niður hugmyndir annarra áður en þær hafa verið teknar til umræðu og skoðunar. Bestu fundirnir eru þannig að ný þekking og skilningur verður til, góðar hugmyndir fæðast og ná að verða að veruleika. Til að ná sem mestu fram getur verið gott að brjóta upp form fundarins og gefa kost á einstaklingsvinnu, hugarflæði eða samtali í minni hópum. Já, og svo eru auðvitað ánægjuleg samskipti á góðum fundi og það er jafnvel gaman.“

Illa skipulagðir fundir geta verið kostnaðarsamir fyrir fyrirtæki og stofnanir. Bæði er verið að sóa dýrmætum tíma starfsfólks og góðar hugmyndir komast ekki að.

„Reynslan hefur kennt mér að starfsfólkið býr yfir verðmætustu hugmyndunum um hvernig bæta megi starfið og auka árangur. Skipulag margra funda er þannig að fólki finnst erfitt að koma hugmyndum sínum á framfæri eða þá að það er alls ekki verið að óska eftir þekkingu starfsfólksins, sem er miður.“

Hvaða máli skipta fundir?

„Þeir skipta mjög miklu máli. Bæði eru mikilvægar ákvarðanir teknar á fundum og margir verja meirihluta vinnutíma síns á fundum. Því skiptir máli að tímanum sé vel varið og að sjónarmið allra komi fram til að ákvarðanir byggist á réttum forsendum. Ég hef setið hundruð funda, bæði árangursríka fundi og fundi sem voru að miklu leyti tímasóun og hefði þá fremur viljað geta sinnt öðrum verkefnum.“

Mætti bæta fundarmenningu víða

Er ástæða til að breyta fundarmenningunni á Íslandi?

„Klárlega má bæta fundamenninguna á mörgum vinnustöðum. Oft dettur fólki fyrst í hug að boða fund, þegar það stendur frammi fyrir nýju verkefni. Í sumum tilvikum væri gagnlegra að undirbúa verkefnið með öðrum hætti og boða fundinn þegar allar upplýsingar liggja fyrir og tilgangur fundarins er öllum ljós og fólk hefur haft tækifæri til að undirbúa sig. Undirbúningur og eftirfylgni með niðurstöðum funda eru þeir þættir sem oft er ábótavant. Nú er mikil umræða um að stytta fundi sem á oft rétt á sér. En það getur einnig skilað betri árangri taka fleiri undirbúin mál fyrir í einni lotu og lengja fundi fremur en að verkefni dreifist yfir langt tímabil og það þurfi að halda marga fundi.“

Ingibjörg býður námskeið fyrir vinnustaði, m.a. um hvernig megi búa til meiri virkni á fundum og gera þá árangursríkari.

„Ég vil því kenna fólki leiðir til að virkja þátttakendur og ná þannig að byggja á þekkingu og reynslu starfsfólks og valdefla það.“

Hvaða námskeið eru á döfinni hjá þér?

„Ég býð námskeið fyrir fyrirtæki, stofnanir og félagasamtök um hvernig megi breyta fundamenningu og fundaskipulagi þannig að fólk sé virkara og fundir betur til þess fallnir að virkja fólk og draga fram þekkingu þeirra og hugmyndir. Þá kem ég á vinnustaðinn og allur starfsmannahópurinn nær mikilvægu samtali um árangursríka fundi og fundamenninguna á vinnustaðnum. Námskeiðið kallast Fjölbreyttari og virkari fundir og einnig býð ég námskeiðið Markviss og skýr upplýsingamiðlun innan vinnustaða ásamt námskeiðum um sameiningar og breytingar á vinnustöðum og Mastermind markþjálfunarhópa. Hinn 13. mars verður námskeiðið Fjölbreyttari og virkari fundir í boði fyrir almenning á Ísafirði á vegum Fræðslumiðstöðvar Vestfjarða og í Reykjavík verður næst opið námskeið hinn 24. mars nk. Upplýsingar og skráning fer fram á netfanginu namskeid@birki.is.

Námskeið fyrir alla

Fyrir hverja er námskeiðið og hvað mega þátttakendur gera ráð fyrir að taka úr þessu námskeiði?

„Námskeiðið er fyrir stjórnendur, sérfræðinga og annað fólk sem nýtir fundi í starfi eða annars staðar, til dæmis hjá félagasamtökum. Þátttakendur fá tækifæri til að meta gagnsemi funda og læra leiðir til að gera fundi árangursríkari og skemmtilegri, nýta tímann betur og virkja þátttakendur. Einnig ræðum við leiðir til að bæta fundarmenningu vinnustaða. Í haust stóð ég fyrir viðtalsrannsókn meðal sérfræðinga í opinbera geiranum um reynslu þeirra af fundum og hvað þeim finnst skipta máli til að gera fundi árangursríka. Á námskeiðinu segi ég líka frá því hvað þeir telja að skili mestum árangri á fundum.“