Alvarlegar athugasemdir og ámælisverðar framkvæmdir

Ríkisendurskoðun gerir alvarlegar athugasemdir vegna greiðslna fyrir verkefni sem Guðmundur Magnússon, forstöðumaður Þjóðmenningarhúss, og Ólafur Ásgeirsson, þjóðskjalavörður, unnu fyrir stofnanirnar sem hvor annar stjórnaði og greiðslur sem stofnanirnar inntu af hendi vegna forstöðumannanna auk ýmissa annarra athugasemda.

Forsætisráðherra tekur undir gagnrýnina

Alvarlegar athugasemdir eru gerðar við ýmis atriði er lúta að fjárreiðum, störfum og aukastörfum forstöðumanns Þjóðmenningarhússins vegna atriða sem upp komu við hefðbundna fjárhagsendurskoðun og gerð ársreiknings Þjóðmenningarhússins fyrir árið 2002. Í bréfi forsætisráðherra til forstöðumannsins kemur fram að Ríkisendurskoðun telji skýrsluna upplýsa alla þætti til fulls og ekki sé þörf á rannsókn annarra aðila. Forsætisráðuneytið fellst á niðurstöðurnar og telur að í mörgum tilvikum sé um ámælisverða framkvæmd að ræða.

Greinargerðin var send forsætisráðuneytinu 4. febrúar sl. en bréf forsætisráðherra til Guðmundar Magnússonar, forstöðumanns Þjóðmenningarhússins, var sent 7. febrúar. "Leggur ráðuneytið áherslu á að úr öllum þessum annmörkum verði þegar bætt og mannahaldi og ákvarðanir um greiðslur til einstaklinga fyrir einstök verk verði hagað þannig að hafið sé yfir allan vafa og verði ekki til þess fallnar að vekja tortryggni," segir m.a. í bréfi forsætisráðherra.

Rúmlega 3 milljónir fyrir sérfræðiþjónustu

Í greinargerð Ríkisendurskoðunar kemur fram að Þjóðskjalasafnið greiddi forstöðumanni Þjóðmenningarhússins 2.375.000 kr. fyrir sérfræðiþjónustu á árinu 2001, en um var að ræða greiðslur ritlauna vegna sérfræðilegrar vinnu fyrir Þjóðskjalasafn Íslands, m.a. rannsókn á íslenskum innsiglum frá miðöldum.

Á árinu 2000 fékk hann samtals greiddar 395.200 kr. fyrir sambærilega þjónustu, þ.e. 104 tíma x 3.800 kr. fyrir vinnu við íslensk innsigli frá miðöldum í Þjóðskjalasafni Íslands og gerð skýrslu og skrá vegna sýningar og útgáfu. "Að auki fékk forstöðumaðurinn greidd á árinu 2001 skv. reikningi útgefnum 15. júlí 250.000 kr. "ritlaun vegna sögu tæknifræði á Íslandi skv. sérstöku samkomul." eins og þar segir. Á sama hátt fékk hann greiddar 250.000 kr. á árinu 2000 skv. reikningi útgefnum 24. nóvember þ.á. í "ritlaun vegna tæknifræði á Íslandi og sögu Tæknifræðifélags Íslands 1960 til 1980". Báðir þessir reikningar eru stílaðir á "Iðnsögu Íslendinga", samþykktir af Ásgeiri Ásgeirssyni, ritstjóra hennar og greiddir af fjárlagalið 02.983, Ýmis fræðastörf. Samtals nema tekjur forstöðumannsins af útseldri sérfræðiþjónustu til Þjóðskjalasafnsins og vegna ritunar Iðnsögu Íslands á árunum 2000 og 2001 því 3.270.200 kr. og koma greiðslur vegna þessara verkefna beggja úr ríkissjóði."

Heimild vantaði

Á árinu 2000 greiddi Þjóðmenningarhúsið forstöðumanni þess samtals 1.057.500 kr. fyrir sérfræðiþjónustu og samþykkti Ólafur Ásgeirsson þjóðskjalavörður reikningana fyrir hönd hússins. Samkvæmt skýrslunni höfðu ekki verið lögð fram gögn, sem mæltu fyrir um umboð Ólafs til að samþykkja reikningana fyrir hönd stjórnarinnar. Í kjölfar athugunarinnar hafi stjórnin sagt í bréfi að samþykkt hefði verið að greiða forstöðumanninum fyrir yfirvinnu vegna undirbúnings og gerðar sýninga í húsinu vorið 2000, sem unnin hafi verið áður en úrskurður kjaranefndar um laun hans hafi tekið gildi.

Vegna þessa bendir Ríkisendurskoðun á að fyrsti reikningurinn að fjárhæð 360.000 kr. hafi verið dagsettur 10. mars 2000. "Um er að ræða "ritlaun vegna textagerðar fyrir sýningar í Þjóðmenningarhúsinu (skjaldarmerki, þjóðfáni og þjóðlitir, saga hússins, sýningar í fundarstofum). 90 stundir x 4000 kr. pr klst." eins og þar segir. Annar reikningur hans er gefinn út 1. maí 2000 og er hann að fjárhæð 405.000 kr. Um er að ræða "ritlaun vegna texta í sýningarskrár og sýningarkassa. 90 stundir x 4.500." eins og þar segir. Þriðji reikningurinn er gefinn út 20. júní 2000 að fjárhæð 292.500 kr. Um er að ræða "ritlaun vegna texta í sýningarskrár og sýningarkassa. 60 tímar x 4.500 kr." eins og þar segir."

Ríkisendurskoðun bendir vegar á að reikningarnir beri með sér að um hefðbundna sérfræðiþjónustu hafi verið að ræða en ekki yfirvinnu og að stjórnin hafi ekki haft heimild til að samþykkja greiðslur til forstöðumanns vegna yfirvinnu eða annarra aukastarfa á umræddu tímabili enda hafi Kjaranefnd verið búin að ákveða laun og önnur starfskjör forstöðumanns.

Ráðningarsamningur við eiginkonuna

Forstöðumaður Þjóðmenningarhúss gerði ráðningarsamning við eiginkonu sína og gilti hann frá 20. mars 2001 til 1. október sama ár, en heildarlaun hennar á árinu námu 1.510.848 kr. Ríkisendurskoðun gerir athugasemd við þennan ráðningarsamning og framkvæmd hans. Samkvæmt athugun Ríkisendurskoðunar innti eiginkonan vinnuskyldu sína ekki af hendi í Þjóðmenningarhúsinu á hefðbundnum vinnutíma, en samkvæmt samningnum átti hún að sinna bókhaldi, skjalavörslu og verkefnisstjórn á virkum dögum milli kl. 9 og 17 og fá greiddar 40 yfirvinnustundir á mánuði auk samningsbundinna mánaðarlauna.

Fram kemur að forstöðumaður hafi upplýst að eiginkonan hafi átt við allnokkur veikindi að stríða á ráðningartímabilinu og því verið nokkuð frá vinnu en vakin er athygli á því að miðað við starfstíma hafi réttur hennar til launa vegna veikinda verið takmarkaður. Á árinu 2000 fékk eiginkonan greiddar samtals 233.040 kr. vegna ræstinga og voru greiðslurnar samþykktar af forstöðumanninum. Að mati Ríkisendurskoðunar stuðla svona ráðningarsambönd undantekningarlítið að tortryggni í garð þeirra sem aðild eiga að þeim og almennt sé viðurkennt að forðast beri að stofna til slíkra ráðningarsambanda.

Eiginkona forstöðumanns fékk 128.000 kr. greiddar fyrir vinnu við gagnagrunna og tölvuinnslátt vegna skýrslugerðar á árinu 2001 og 108.000 kr. á árinu 2000 fyrir vinnu við gagnagrunna og tölvuinnslátt vegna árbókar en forstöðumaður samþykkti greiðslurnar. "Að mati Ríkisendurskoðunar eiga svipaðar athugasemdir við um samninga um kaup á sérfræðiþjónustu af maka forstöðumanns og gerðar eru við samning við hann," segir í greinargerðinni.

Ótrúverðugar skýringar

Forstöðumaður Þjóðmenningarhúss fékk alls 587.896 kr. greiddar fyrir 12.069 km akstur eigin bifreiðar á árinu 2001 og 524.798 kr. fyrir 12.095 km akstur á árinu 2000, en hann samþykkti aksturinn jafnan sjálfur. Akstursbók lá ekki fyrir þegar athugun Ríkisendurskoðunar hófst en síðan hefur forstöðumaður skilað ófullkominni akstursbók. Í greinargerðinni kemur fram að skýringar í akstursbókinni geti ekki að öllu leyti talist nægjanlega traustar eða trúverðugar. Í því sambandi er nefnt að akstur sé skráður hér á landi á sama tíma og forstöðumaðurinn hafi verið staddur erlendis í opinberum erindagjörðum og í öðru tilviki sé skráður akstur á eigin bifreið á sama tíma og hann hafi farið erinda safnsins á bílaleigubíl.

Í bréfi forstöðumanns til Ríkisendurskoðunar, dagsett 16. janúar sl., tekur forstöðumaðurinn fram að samantekt hans um aksturinn hafi verið unnin upp úr dagbókum á nokkrum klukkustundum og ljóst að akstursbókhaldið hafi ekki verið nægjanlega nákvæmt þar sem það hafi stundum verið fært nokkru eftir að akstur hafi farið fram.

Persónuleg útgjöld í bland

Forstöðumaður fékk greiddar 70.820 kr. í dagpeninga 25. október 2001 vegna ferðar til Skotlands og hafði Ólafur Ásgeirsson stjórnarmaður, fyrir hönd Þjóðmenningarhússins, samþykkt ferðaheimildina daginn áður. Áætluð brottför var 26. október og áætluð heimkoma 28. október en fargjald var áætlað 32.457 kr. Á viðskiptareikningi forstöðumanns var auk dagpeninga færður reikningur að fjárhæð 106.845 kr. vegna flugs til Glasgow 2. nóvember og til baka daginn eftir.

Í greinargerðinni kemur fram að samkvæmt upplýsingum Ólafs Ásgeirssonar hafi ekki orðið af fyrrgreindu ferðinni og forstöðumaðurinn hafi verið í persónulegum erindagjörðum í síðarnefndu ferðinni. Því ber honum að endurgreiða kostnaðinn og auk þess segir Ríkisendurskoðun að það sé andstætt reglum og því gagnrýnisvert að blanda persónulegum útgjöldum saman við útgjöld Þjóðmenningarhússins. Eins liggi ekki fyrir að Ólafur Ásgeirsson hafi haft formlegt umboð til að samþykkja fyrrnefnt fyrir hönd stjórnar.

Forstöðumaður gaf út þrjár ávísanir á liðnu ári samtals að fjárhæð 71.500 kr. og voru þær innleystar úr sjóði í lok desember sl. "Lántaka af þessu tagi er í algerri andstöðu við reglur og eru gerðar alvarlegar athugasemdir við hana," segir í greinargerðinni.

Menntamálaráðherra átelur vinnubrögð þjóðskjalavarðar

Menntamálaráðuneytið er sammála þeim athugasemdum sem Ríkisendurskoðun gerir vegna tiltekinna aukastarfa Ólafs Ásgeirssonar þjóðskjalavarðar skv. bréfi sem Björn Bjarnason menntamálaráðherra sendi þjóðskjalaverði vegna málsins 18. febrúar sl.

Í bréfi ráðherra til þjóðskjalavarðar segir að ráðuneytið sé sammála athugasemdum ,,varðandi það með hvaða hætti hefði átt að standa að greiðslum til yðar fyrir þá sérfræðiþjónustu sem þar er um fjallað í ljósi stöðu yðar sem þjóðskjalavörður og hlutverks kjaranefndar skv. lögum nr. 120/1992 um Kjaradóm og kjaranefnd sem ákvarðar laun embættismanna," segir m.a. í bréfinu.

,,Menntamálaráðuneytið átelur þau vinnubrögð sem um er fjallað í bréfi Ríkisendurskoðunar um aukastörf yðar og fyrirkomulag greiðslna og telur þau ámælisverð og í andstöðu við góða stjórnsýsluhætti, í ljósi gildandi laga og reglna sem Ríkisendurskoðun bendir á. Er lögð áhersla á að þér bregðist þegar við ábendingum Ríkisendurskoðunar og gerið ráðuneytinu grein fyrir því hvernig það verði gert," segir í bréfi menntamálaráðherra.

Gagnrýnisverð viðskipti

Fram kemur í greinargerð Ríkisendurskoðunar að á árinu 2001 greiddi Þjóðmenningarhúsið þjóðskjalaverði 1.140.000 kr. samkvæmt fjórum reikningum fyrir sérfræðiþjónustu, einkum textagerð vegna sýninga í húsinu eða undirbúnings þeirra. Á sama hátt greiddi Þjóðmenningarhúsið honum 180.000 kr. á árinu 2000 fyrir rannsókn og textagerð vegna sýninga í húsinu og voru umræddir reikningar allir samþykktir af forstöðumanni Þjóðmenningarhússins, en sambærileg athugasemd er í greinargerðinni vegna Þjóðmenningarhússins. Í athugasemdum Ríkisendurskoðunar segir jafnframt að Þjóðskjalasafnið hafi keypt sérfræðiþjónustu af forstöðumanninum fyrir 395.000 kr.

Vakin er athygli á að skv. ákvæðum laga skal kjaranefnd ákvarða föst laun fyrir dagvinnu og kveða á um önnur starfskjör embættismanna sem undir hana heyra. Nefndinni beri og að úrskurða hvaða aukastörf tilheyra aðalstarfi og hver beri að launa sérstaklega.

,,Ríkisendurskoðun telur sig hvorki hafa sérstaka ástæðu til þess að draga í efa að þau verkefni, sem þjóðskjalavörður tók að sér að inna af hendi fyrir Þjóðmenningarhúsið, [...] né þau verkefni, sem forstöðumaður Þjóðmenningarhússins tók að sér á sama tíma fyrir Þjóðskjalasafnið, hafi verið innt af hendi. Engu að síður verður eins og á stendur að telja viðskipti þessi gagnrýnisverð. Í því sambandi nægir að nefna það samband, sem er á milli þessara tveggja embættismanna í og við stjórn Þjóðmenningarhússins, þ.e.a.s. annar þeirra er stjórnarmaður og hinn forstöðumaður, og hins vegar tengsl þeirra sem forstöðumanna ríkisstofnana. Gagnkvæmt samkomulag þeirra í millum sem forstöðumanna um jafn umfangsmikil kaup á sérfræðiþekkingu hvors annars eru þess eðlis að þau hljóta að vekja tortryggni og þá einkum í ljósi hættu á hagsmunaárekstrum," segir m.a. í greinargerðinni.

Einnig er í greinargerðinni nokkuð fjallað um reikninga sem Ólafur fékk greidda vegna útgáfuverkefna. Þar er m.a. um að ræða 487.889 kr. reikning vegna vinnu við ritun "Rafvæðingarsögu" og 150.930 kr. greiðslu úr sjóði í vörslu Þjóðskjalasafns vegna ritunar fræðilegs formála við Minnis- og reikningabók Guðbrands biskups. Bendir Ríkisendurskoðun m.a. á að þjóðskjalavörður sat í stjórn sjóðsins og var framkvæmdasjtóri hans en tekur fram að greiðslurnar voru undantekningarlaust samþykktar af sjóðsstjórninni. Ítrekar stofnunin af þessu tilefni hlutverk kjaranefndar og góða stjórnsýsluhætti.

Gert að endurgreiða akstursgreiðslur

Fram kemur að á árinu 2000 fékk þjóðskjalavörður alls greiddar 495.202 kr. fyrir 11.380 km akstur eigin bifreiðar og á árinu 2001 fékk hann greiddar alls 567.514 kr. fyrir 11.681 km. akstur. Akstursdagbók vegna þessa aksturs var ekki haldin og var hann krafinn um skýringar á akstrinum. Skilaði hann af þessu tilefni greinargerð um aksturinn sem Ríkisendurskoðun telur ekki ástæðu til þess að bera brigður á.

,,Hins vegar skal vakin athygli á því að meðal tilefna til greiðslu aksturspeninga var akstur til og frá Keflavíkurflugvelli í tengslum við ferðir þjóðskjalavarðar til útlanda í opinberum erindagjörðum. Um er að ræða 2.100 km akstur af þessu tilefni á árinu 2000 og 1.200 km á árinu 2001. Vegna þessa þykir rétt að taka fram að samkvæmt reglum um greiðslu ferðakostnaðar vegna ferðalaga á vegum ríkisins skulu dagpeningar m.a. standa undir kostnaði við ferðir til og frá flugvöllum. Að mati Ríkisendurskoðunar ber því þjóðskjalaverði að endurgreiða umræddar akstursgreiðslur," segir í greinargerðinni.